Gemeinsam erfolgreich: Crossfunktionalität in Matrixorganisationen

Wie Du mit fachübergreifenden, crossfunktionalen Teams Kundenzentrierung im großen Stil schaffen kannst!

Was Dich in diesem Beitrag erwartet: 

• Was Crossfunktionalität und Matrixorganisationen sind und warum sie so wichtig sind.
• Warum viele Unternehmen trotzdem an der Umsetzung scheitern.
• konkrete Tipps für die erfolgreiche Zusammenarbeit im crossfunktionalen Team

Kurz gesagt 

Um komplexere Aufgaben effektiver zu lösen, restrukturieren viele Unternehmen ihre Organisation in eine Matrixorganisation. In diesem Beitrag erklären wir Dir, welche Vorteile das fachübergreifende Arbeiten in einem Matrixunternehmen haben kann und auf was Ihr achten müsst, damit das Arbeiten im crossfunktionalen Team erfolgreich ist. 

Crossfunktionalität bedeutet, dass Mitarbeiter:innen mit unterschiedlichen Skills und Talenten ein Team bilden, um komplexe Aufgaben gemeinsam zu lösen. 

In einer Matrixorganisation wird das Prinzip von Crossfunktionalität auf die Unternehmensebene übertragen. Das bedeutet, dass Generalist:innen aus verschiedenen funktionalen Abteilungen, wie zum Beispiel Sales und Marketing, dauerhaft mit Spezialist:innen aus den jeweiligen Fachgebieten wie zum Beispiel Produktlinien oder geographischen Märkten zusammenarbeiten.  

Wird dieses Konzept erfolgreich umgesetzt, können Ressourcen gespart werden, Unternehmen agil auf Änderungen im Marktgeschehen reagieren und kundenzentrierter arbeiten.  

Jedoch scheitern viele fachübergreifende Teams am sogenannten Silodenken, also dem Fokussieren auf den eigenen Fachbereich beziehungsweise die Interessen der eigenen Abteilung. Um dies zu verhindern, sollte Dein Team die Bedürfnisse der Kundschaft priorisieren und folgende Tipps beachten:  

• Haltet regelmäßige Check-ins mit klarer Agenda. 
• Gestaltet die richtige Arbeitsatmosphäre für Coworking und soziale Interaktionen. 
• Bindet Führungspersonal in Arbeit des Teams mit ein. 
• Vereinfacht und standardisiert alltägliche Aufgaben. 

Agiles Arbeiten ist einer der beliebtesten Ansätze - auch für crossfunktionale Teams. Es spielt direkt darauf ein, Konzepte erfolgreich umzusetzen und helfen bei der Priorisierung von Aufgaben. Eine der beliebtesten agilen Methoden ist Scrum. Mit unserem Whitepaper findest Du den passenden Rahmen, um Deine crossfunktionalen Teams mit passenden Tools auszurüsten! Hier geht es zum Download: 

Was genau ist eigentlich Crossfunktionalität?

Ein crossfunktionales Team ist eine Gruppe von Kolleg:innen, die sich auf verschiedene Gebiete sozusagen spezialisiert und somit verschiedene Funktionen innehaben. Sie alle verfolgen als Team ein gemeinsames Ziel und arbeiten daher Hand in Hand. Diese Art von Zusammensetzung ist besonders im komplexen Lösungsvertrieb und in Sales Organisationen mit verschiedenen Produkt- oder Dienstleistungsangeboten besonders praktisch. 

Aber Achtung: Werden diese Teams falsch oder ungenügend organisiert, können sie zu einem Wirrwarr aus schlechter Kommunikation, verschobenen Terminen und mangelhaften Endergebnissen führen, die weder für die Teams selbst noch für die Kundschaft zufriedenstellend ist.  

Crossfunktionale Teams können – wenn sie effektiv zusammenarbeiten –immense Vorteile bringen.  Vor allem in wettbewerbsintensiven Zeiten und Branchen können fachübergreifende Teams dabei helfen, Produkte und Service schneller (weiter) zu entwickeln, zu bauen, zu vermarkten und durch geschickten Vertrieb optimal an potenzielle Kundschaft zu verkaufen!

Crossfunktionalität im großen Stil: Die Matrixorganisation 

Um die Vorteile von 🔗 Crossfunktionalität voll auszuschöpfen, setzen viele Unternehmen bei der Wahl ihrer Unternehmensstruktur auf eine sogenannte Matrixstruktur. Diese Art der Unternehmensstruktur überträgt die Konzepte von crossfunktionalen Teams auf die Ebene der gesamten Organisation. So kann Crossfunktionalität im großen Stil geschaffen werden. 

Doch was ist eine Matrixorganisation eigentlich? 🤔

Die Matrixorganisation ist ein Unternehmensmodell, welches die Vorteile zweier Unternehmensstrukturen vereinen soll. Zum einen sind Mitarbeiter:innen Teil einer funktionalen Abteilung. Hier wird normalerweise in klassische Gebiete wie etwa Vertrieb, Marketing, Produktentwicklung und IT eingeteilt.  

Neben funktionellen Abteilungen gibt es zusätzlich noch die Einteilung in Fachbereiche. Diese Fachbereiche können je nach der Organisation unterschiedliche Thematiken behandeln: Spezifische Projekte der Firma, genauso wie unterschiedliche Produktgruppen, geographische Märkte oder Kundenstämme können Schwerpunkte dieser Einteilung sein.  

Das wichtigste Merkmal einer Matrixorganisation: Beide Unternehmensstrukturen existieren nicht nebeneinanderher, sondern sind in eng miteinander verflochten (siehe hier unsere Grafik zur Erklärung). Das heißt, dass Mitarbeiter:innen aus verschiedenen funktionellen Abteilungen – die sogenannten Generalist:innen – gemeinsam mit Profis aus den jeweiligen Bereichen ein Team bilden, welches fachübergreifend arbeitet, also crossfunktional agiert.  

Abb. 01: Crossfunktionalität in Matrixorganisationen © Agile Sales Company GmbH

Die Vorteile einer MatrixStruktur für Sales Organisationen 

Wie bereits erwähnt, können Unternehmen die fachübergreifend agieren, einen außerordentlichen Vorteil erzielen, indem sie agil arbeiten; so können sie schnell und effektiv auf Veränderungen des Marktes reagieren. Aber auch Sales Organisationen können gezielt von dieser Arbeitsweise profitieren:

• Komplexere Aufgaben können effektiver gelöst werden!
  Durch das Zusammenarbeiten von Teammitgliedern mit verschiedensten Skills können auch komplexe Aufgaben gelöst werden. Vor allem im Bereich Sales und Marketing ist dies angesichts der Digitalisierung und des veränderten Kaufverhaltens der Kundschaft essenziell geworden. Aufgaben wie 🔗 Prospecting und 🔗 Lead Management sowie die Planung von Sales- und Marketing Strategien können nur zusammen bewältigt werden.
   
  
• Mitarbeiter können neue Fähigkeiten erlernen!
  Im Laufe der Zeit können nicht nur spezielle Aufgaben vom fachübergreifenden Wissen des Teams profitieren, sondern auch dessen einzelne Mitglieder – inklusive der Vertriebler:innen. Denn durch die stetige Zusammenarbeit mit Kolleg:innen aus anderen Abteilungen und Fachbereichen erweitert Euer Team zwangsläufig den Horizont. So wird aus Eurem Team ein 🔗 High-Performance-Team im T-Shape: 

Abb. 02: T-Shape-Skill-Set © Agile Sales Company GmbH

Ein kleiner Exkurs zu T-Shape Teams: 

T-Shape Teams entstehen, wenn Kolleg:innen aus verschiedenen Bereichen in einem crossfunktionalen Team zusammenarbeiten. Dabei steht das T symbolisch für die Skillsets der einzelnen Teammitglieder. Während jede:r im Team tiefergreifende Kenntnisse in einem bestimmten Bereich hat, entwickeln durch die stetige Zusammenarbeit alle im Team auch ein Verständnis für die Bereiche der jeweils anderen.

Das ist nicht nur eine Bereicherung für die einzelnen Mitarbeiter:innen; auch für die Teamperformance stellt dies einen großen Vorteil dar! Denn: Alle Mitarbeitenden erlangen so ein Grundverständnis der Arbeit der anderen Teammitglieder, sodass auch Zusammenhängen klarer werden. Nun zurück zu den Vorteilen!

• Mehr Interkation zwischen verschiedenen Abteilungen führt zu mehr Verständnis und einem besseren Kommunikationsfluss!
  Das Matrix-Organisationsmodell ist dafür geschaffen, den stetigen Austausch zwischen Teams und einzelnen Kolleg:innen zu ermöglichen. Im Idealfall wird Kommunikation nicht nur gefördert; stattdessen ist sie ein fester Teil der täglichen oder zumindest wöchentlichen Routine. Durch mehr Kommunikation zwischen Sales und Marketing kann nicht nur ein besseres Verständnis zwischen beiden Teams geschaffen werden, sondern auch die Kundschaft besser verstanden werden.  

Die genannten Vorteile für Sales Teams in Matrixorganisationen ergeben sich aus der engen Zusammenarbeit zwischen dem Vertriebsteam und anderen Abteilungen sowie verschiedenen Spezialisten aus den jeweiligen Fachbereichen. Der Nutzen beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Teams selbst. Im Idealfall führt die enge Zusammenarbeit der unterschiedlichen Teams zu mehr Kundenzentrierung im gesamten Unternehmen und somit einer optimalen Betreuung für die Käufer:innen! 

Daran scheitern viele Crossfunktionale Teams 

Leider funktioniert dieses Organisationsmodel in der Praxis nicht immer ganz so gut. Denn circa 🔗 drei Viertel aller fachübergreifenden Teams arbeiten dysfunktional. Dabei scheitern sie an mindestens drei der folgenden Kriterien:  

1. Einhaltung des geplanten Budgets
2. Einhaltung des Zeitplans
3. Einhaltung der vorgegebenen Produkt-Spezifikationen
4. Anpassung an Unternehmensziele
5. Erfüllung der Kundenerwartung 

Silodenken verhindert Kundenzentrierung  

All diese Schwierigkeiten, auf die Vertriebler:innen in Matrixorganisationen stoßen, sind meistens auf einer Sache begründet: dem sogenannten Silodenken.  

Statt erfolgreich Wissen zu teilen und im stetigen Austausch zu stehen, versuchen sowohl Spezialist:innen als auch Generalist:innen, ihre eigenen Interessen zu vertreten. Dadurch kommt es immer wieder zu Reibungen und Konflikten zwischen beiden Parteien. Das führt nicht nur zu schlechter Stimmung im Team, sondern vor allem dazu, dass die fachübergreifenden Teams ineffizient arbeiten. Somit können die Vorteile, die die Crossfunktionalität mit sich bringt, ausgeschöpft werden.  

Die Lösung? 🤔

Den gemeinsamen Nenner von Spezialist:innen und Generalist:innen finden – und der ist die Kundschaft! Denn so unterschiedlich Ihr auch sein mögt, den Wunsch Eure Käufer:innen zufriedenzustellen und somit nachhaltig Gewinn zu erzielen, verbindet alle Abteilungen und deren Mitglieder! 

Leichter gesagt als getan, denkst Du Dir? Hier haben wir Dir ein paar Tipps zusammengefasst, die Dir zeigen sollen, wie auch Dein Team erfolgreich crossfunktional arbeitet:

Tipps für die erfolgreiche Zusammenarbeit im crossfunktionalen Team  

1. Regelmäßige Check-Ins
Cross- funktionale Teams sollten regelmäßige Check-In-Meetings mit einer klaren Agenda planen. Diese sind wichtig, um alle Teammitglieder auf den neusten Stand zu bringen, Neuerungen zu diskutieren und zu schauen, was gut lief und wo Verbesserungsbedarf besteht.
Diese Meetings sollten am besten von einer moderierenden Person durchgeführt werden. Diese kann entweder ein Teil des Teams sein oder von extern dazu geholt.

2. Richtige Arbeitsatmosphäre
Eine Arbeitsatmosphäre, die 🔗 Coworking und soziale Interaktionen ermöglicht, ist sehr wichtig für das erfolgreiche Arbeiten als Gruppe. Vor allem in Teams, in denen viele Kolleg:innen remote arbeiten, ist es wichtig darauf zu achten, dass sich zwischenmenschliche Beziehungen bilden können und sich ein „Wir- Gefühl“ einstellen kann. Regelmäßige Tage, in denen alle im Office sind, sind ermöglichen die Stärkung der Zusammenarbeit im Team.

3. Einbindung von Führungspersonal 
Oft entstehen Reibungen und Konflikte zwischen Teams, weil die Vorgesetzten der einzelnen Mitarbeiter:innen ein begrenztes Verständnis für die Anliegen der crossfunktionalen Teams haben. Ein Weg, Führungspersonal besser einzubinden ist es, Manager:innen regelmäßig in Check-In-Meetings einzuladen und auch aktiv daran teilhaben zu lassen.

4. Vereinfachung alltäglicher Aufgaben
Durch radikale Vereinfachung und Standardisierung von Routineaufgaben kann eine Menge Zeit und auch Verwirrung gespart werden. Transparente Standardprozesse bei alltäglichen Aufgaben erleichtern die Arbeit im Team, sodass sich alle Teammitglieder besser auf die eigentlichen Herausforderungen konzentrieren können. Dabei helfen digitale Tools wie etwa 🔗 CRM-Systeme.

Fazit

Um komplexe Aufgaben schneller und besser zu lösen, etablieren viele Unternehmen fachübergreifende Teams und eine Unternehmensstruktur, die auch ein fachübergreifendes Arbeiten im großen Stil fördern soll. Der größte Vorteil dieser Vorgehensweise ist – neben einer kundenzentrierten Ausrichtung – vor allem die bessere Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Auch die Förderung von Innovation und das effektive Lösen komplexer Aufgaben stellen großartige Chancen dar.

Zwar sprechen die Vorteile für sich, jedoch können sie nur dann voll ausgenutzt werden, wenn alle Teammitglieder das Silodenken innerhalb der einzelnen Abteilungen überwinden. Mit Fokus auf die Kundschaft, transparenten Arbeitsprozessen und klarer Kommunikation können Matrixorganisationen ihr volles Potenzial ausschöpfen! 🙌 

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