Was solltest Du vor dem ersten Arbeitstag beachten, wenn jemand neu in Dein Team kommt?
Das erwartet Dich in diesem Beitrag:
- Was kannst Du vorbereiten für einen reibungslosen Start, das Onboarding und die Integration Deiner neuen Teammitglieder?
- Wie kannst Deinen neuen Mitarbeiter:innen den Einstieg so angenehm wie möglich gestalten?
Kurz gesagt
Eine gewisse Aufregung gehört schon dazu beim Eintritt in ein neues Unternehmen. Es ist meistens ein Schritt ins Unbekannte, unabhängig davon, ob man innerhalb der eigenen Spezialisierung nur die Firma wechselt oder völlig quer einsteigt. Je nach Charakter fällt es mehr oder weniger leicht, Anschluss in einem fremden Team und in einer neuen Unternehmenskultur zu finden. Die Einstellung erfolgte ja sehr wahrscheinlich aufgrund passender fachlicher und persönlicher Eignung. Das sind erste sehr gute Voraussetzungen.
In jedem Fall ist es hilfreich, vor allem in den ersten Wochen möglichst viel Kontakt zu den neuen Mitarbeiter:innen zu haben. Gehe offen, freundlich und interessiert aufeinander zu und lernt Euch gegenseitig kennen.
In diesem Beitrag betrachten wir die Situation jedoch aus dem Blickwinkel einer Führungskraft: Nutzen Sie die Chance, Deine neuen Mitarbeiter:innen einen möglichst perfekten Start zu bieten.
Mache es Dir und Deinen „Neuen“ leicht
Als Führungspersönlichkeit in Deiner Funktion als Arbeitgeber:in hast Du spätestens in den ersten Tagen und Wochen mit einer neuen Kraft im Team einige organisatorische Aufgaben zu erledigen, damit der Einstieg für diese Person reibungslos verläuft. Sobald der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist, können die Vorbereitungen dafür beginnen.
Was solltest Du als Arbeitgeber:in vor dem ersten Arbeitstag erledigt haben?
Vielleicht hat Dein Unternehmen einen standardisierten „Fahrplan“ für Neueinstellungen. Oder Du entwickelst selbst einen. Dafür haben wir ein paar Vorschläge, die Dir helfen können. Bevor Deine neue Mitarbeiterin oder Dein neuer Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag in Deinem Unternehmen beginnen kann, solltest Du folgendes erledigt haben:
- Zugang zur Firma: Braucht Deine Mitarbeiterin oder Dein Mitarbeiter einen Schlüssel oder eine Karte, um das Gebäude zu betreten? Der Schlüssel oder die Karte sollte rechtzeitig bestellt und geliefert sein – und einwandfrei funktionieren. Ist ein Sicherheitsdienst zu informieren? Gibt es vielleicht sogar einen Firmenparkplatz?
- Zugang zu den Programmen: Viele Firmen haben für ihre Mitarbeiter:innen E-Mail-Adressen mit eigener Systematik. Du solltest die gewünschte Adresse für Deine neue Mitarbeiterin oder Deinen neuen Mitarbeiter vorbereiten. Das Passwort kannst Du der neuen Kollegin oder dem neuen Kollegen persönlich geben und sich direkt quittieren lassen. Wenn Du spezielle Softwareanwendungen oder sonstige Programme verwendest, dann sollten diese selbstverständlich auf dem Arbeitsrechner lizenziert sein.
- Einrichtung des Arbeitsrechners: Prüfe am besten bald nach Vertragsunterzeichnung, ob genügend Hard- und Software vorhanden ist oder bestelle eventuell neu. Kläre, wer wann vor dem ersten Arbeitstag die Einrichtung erledigt. Deine neue Mitarbeiterin oder Dein neuer Mitarbeiter sollte vor einem funktionierenden und fertig eingerichteten PC sitzen.
- Home Office: In einigen Firmen wird die Möglichkeit geboten, dass Mitarbeiter:innen von zu Hause aus arbeiten können. Falls das in Deinem Unternehmen (womöglich sogar schon während der Probezeit?) der Fall ist: Prüfe rechtzeitige Deinen Hardware-Bestand auf entsprechende Laptops und Zugänge. Auch diese sollten zum Stichtag bereits eingerichtet und einsatzfähig sein.
- Schließfach: Wenn Deine Mitarbeiter:innen an ihren Arbeitsplätzen keine persönlichen Gegenstände, wie Jacken und Taschen, ablegen können oder dürfen, sollte es einen sicheren Platz für die persönlichen Gegenstände geben.
Vorbereitungen wie diese helfen, Verzögerungen zu vermeiden. Und sie erzeugen bei neuen Mitarbeiter:innen einen ersten positiven, professionellen Eindruck der Arbeitsabläufe und Prozesse. Du solltest fest in der Willkommenskultur Deines Unternehmens verankert sein.
Stelle Fragen
Fragen im Vorstellungsgespräch werden von Kandidat:innen womöglich etwas anders beantwortet als nach Vertragsunterzeichnung. Erkundige Dich darum nochmals konkret nach dem Stand der technischen Kenntnisse Deines neuen Teammitglieds:
- Wie gut kennt sich Deine neue Mitarbeiterin oder Dein neuer Mitarbeiter allgemein mit Technik aus? (Hardware wie Drucker, Telefonsysteme etc.)
- Welches Betriebssystem wurde bis jetzt verwendet? (Microsoft, Apple, Linux)
- Ist Deine neue Mitarbeiterin oder Dein neuer Mitarbeiter mit den Programmen vertraut, die im Unternehmen benutzt werden? Gab es im früheren Unternehmen einen aktiven IT-Support oder hat sich jeder selbst geholfen?
- MS Office-Programme sollten selbstverständlich beherrscht werden. Aber wie stehts mit 🔗 Customer Relationship Management-Systemen? Gibt es interessante Zusatzqualifikationen? Ist vielleicht schon Erfahrung vorhanden mit Virtual Reality? Das wäre beispielsweise bei Maschinenbauern oder der Architektur interessant.
Das Ziel dieser exemplarischen Fragen soll sein, das Onboarding zu erleichtern. Die Antworten können Dir bei der weiteren Planung behilflich sein, denn dann weißt Du, ob eventuell eine Einführung für das Betriebssystem oder für die in Deinem Unternehmen wichtigen Anwendungen benötigt wird.
Eine erste Einführung an den allerersten Tagen durch Dich selbst hilft Deiner neuen Kraft und ist gut investierte Zeit. Buche gegebenenfalls weitere Einführungen von Deinen Spezialist:innen zur Einführung und stelle schriftliches Material in einer Onboarding-Mappe zusammen.
Thema Dienstreisen: Ist Deine neue Kraft womöglich häufig auswärts bei Kundenterminen? Braucht Ihr neuer Mitarbeiter eventuell ein Arbeitshandy? In den meisten Firmen gibt es noch herkömmliche Festnetz-Telefonanlagen, allerdings geht der Trend immer mehr zu den praktischen Gefährten, zumindest für unterwegs. Ob ein Arbeitshandy benötigt wird und wie die vertraglichen Einzelheiten aussehen, kannst Du vorab besprechen.
Noch ein paar erprobte Praxistipps von uns für Dich
Wenn Du die oben genannten Punkte erfolgreich auf Deiner Liste abhaken konntest, dann hast Du schon sehr gute Voraussetzungen für einen gelungenen Arbeitsstart in Deinem Unternehmen geschaffen.
Weitere Möglichkeiten, wie Du neue Kolleg:innen gut in Deinen Arbeitsalltag integrieren kannst:
- Wenn Deine Kolleg:innen verschieden Durchwahltasten haben, kannst Du für Deine neue Mitarbeiterin oder Deinen neuen Mitarbeiter eine Liste anfertigen mit den Namen der Kolleg:innen und der Durchwahl. So machst Du es dem Neuling leichter, Namen zu lernen und Personen zu erreichen.
- Weise Deiner neuen Mitarbeiterin oder Deinem neuen Mitarbeiter eine feste Kontaktperson zu. Ein vertrautes Gesicht, an das man sich bei Fragen wenden kann, nimmt die Nervosität. Ermuntere dazu, Fragen zu stellen: Lieber einmal mehr nachgefragt, um Sicherheit und ein Gespür für alles zu bekommen.
- Vielleicht existiert ein Mentoring-Programm in Deinem Unternehmen? Das ist eine super Maßnahme zur Integration und zum gegenseitigen Lernen.
- Womöglich kommt es trotz Deiner aufrichtigen Ermutigungen, Fragen zu stellen, zu Fehlern. Deine neue Mitarbeiterin oder Dein neuer Mitarbeiter ist neu in Deinem Unternehmen und ihm fehlt noch die nötigen Erfahrungen und Kompetenzen, die die „alten Hasen“ in Deiner Firma schon haben. Wie geht man in Deinem Unternehmen mit Fehlern um? Gibt es eine Fehlerkultur? Wird agil gearbeitet, sodass das Lernen aus Fehlern ohnehin tägliche Praxis ist?
Lasse zunächst möglichst den sogenannten „Welpenschutz“ gelten: dem Neuling dürfen kleine Fehler passieren, ohne dass sie oder er gleich mit ernsten Konsequenzen rechnen muss. (Voraussetzung dafür ist natürlich, dass sich die neuen Mitarbeiter:innen bemühen und ihnen die unterlaufenen Fehler nicht egal sind.) Sie können daraus lernen, und es hilft, Missgeschicke zu vermeiden. Überlege, wie Du konstruktiv damit umgehen kannst.
- Stellst Du junge neue Talente ein, die direkt von der Ausbildung oder der Uni kommen? Als frische Absolventin oder frischer Absolvent wird das Arbeitsleben unbekannt und vielleicht etwas erschreckend sein. Nimm Dir besonders Zeit für die jungen Mitarbeiter:innen, die bei Dir ihre ersten Arbeitserfahrungen sammeln. Diese Eindrücke bleiben besonders in Erinnerung. Vielleicht hast Du freundliche Leute in der Personalentwicklung, die ein besonderes Händchen haben im Umgang mit jungen Leuten und sie unterstützen.
- Gib Feedback. Besonders als Anfänger:in in einem neuen Unternehmen kann Unsicherheit bestehen, wenn Aufgaben erledigt wurden. Nimm Dir die Zeit und gib Deinen neuen Mitarbeiter:innen ausreichend Feedback. Gerne auch (konstruktive) Kritik. So kannst Du sichergehen, ob Deine Aufgaben richtig verstanden wurden und wo gegebenenfalls noch Hilfe benötigt wird.
- Lege Dir in den ersten Wochen Ziele konkret fest. Erfolge durch simple Aufgaben steigern das Selbstvertrauen und geben Deinem neuen Teammitglied ein Gespür für Zeitmanagement und Prioritäten. Jemanden ins kalte Wasser zu werfen, kann zwar eine erfolgreiche Methode sein, jemanden für Stresssituationen zu prüfen. Allerdings wird das auch für Verunsicherungen sorgen. Mute Deinen neuen Mitarbeiter:innen möglichst zunächst „machbare“ Aufgaben zu und steigere sie nur nach und nach mit die Komplexität der Ziele.
Mit Tipps wie diesen und Deiner guten Vorbereitung trägst Du viel dazu bei, dass Deinen neuen Mitarbeiter:innen ein guter – und vor allem reibungsloser – Einstieg in Dein Unternehmen gelingt.
Noch ein letzter Blick auf die Check-Liste
Halte im Blick, was die erste und wichtigste Priorität ist, die bis wann erledigt sein sollte.
Zusammengefasst wären das beispielsweise:
- Ungehinderter Zugang zum Unternehmen (Schlüssel oder Schlüsselkarte)
- Ist der versprochene Parkplatz beantragt worden?
- Ist ein Schließfach vorhanden?
- Einsatzfähiger Arbeitsrechner und Telefon
- Funktionierendes Arbeitshandy (und Nummer)
- Einführung in die vorhandenen Firmenprogramme
- E-Mail-Adresse und Passwort sind vergeben und funktionieren
- Kontaktperson für die ersten Wochen ist ausgewählt und informiert (und dann anwesend)
- Liste der Durchwahltasten und wichtiger Personen ist erstellt
- Vorstellungsrunde bei den neuen Teammitgliedern
Alles Weitere ist schon die Kür. Du als Führungskraft kannst mit Deinen guten (und vor allem rechtzeitigen) Vorbereitung sehr helfen, dass Deine neuen Mitarbeiter:innen einen guten und schnellen Einstieg in den Arbeitsalltag finden und sich in Deinem Unternehmen bald wohlfühlen.
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