E-Mails im Vertrieb: Das solltest Du beim Schreiben beachten

Die Geschichte der E-Mail – Wie viel weißt Du über die elektronische Post?

• Geschichte und Entstehung der E-Mail
• nützliche Tipps zum Verfassen der „perfekten“ E-Mail im Vertrieb
• Tricks, um typische Stolperfallen und Fettnäpfchen bei Kund:innen zu vermeiden
• Praktische Vorlagen für jeglichen Arten von E-Mails als Download

Kurz gesagt

Eine E-Mail zu schreiben erfordert ein wenig Übung und Routine. Wir haben für Dich die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

• Der Betreff
  Beschränke Deinen Text auf maximal 78 Zeichen und gib den Leser:innen einen Hinweis auf den Inhalt der Nachricht. 
  
  
• Die Begrüßung
  Wenn Du die Empfänger:innen näher kennst, kannst Du eine persönliche Begrüßung einfügen. Ansonsten bleibe neutral und höflich.
  
  
• Der Haupttext
  Strukturiere von Anfang an, was für Dich Priorität hat und beginne mit dem dringendsten Anliegen. Danach kannst Du weitere Punkte ansprechen, die wichtig für die Bearbeitung Deines Anliegens sind.
  
  
• Die Abschiedsformel
  Fordere die Empfänger:innen dazu auf, Dir zu antworten, indem Du ihnen eine Aufforderung oder Frage stellst. Je nachdem, wie Du die E-Mail begonnen hast, verabschiede Dich von den Leser:innen entweder neutral und höflich oder vertraut.
  
  
• Überprüfe die E-Mail auf Fehler
  Stimmt die Grammatik und die Rechtschreibung? Ist der Name richtig geschrieben und hast Du alle wichtigen Informationen zuerst benannt? Perfekt, dann kannst Du jetzt auf Senden drücken!

Die meisten Vertriebler:innen verbringen wertvolle Stunden damit schlecht geschrieben Cold Mails für die Neukundengewinnung zu verschicken. Da bleiben die gewünschten Antworten leider aus. Aufbau und Rhetorik sind genauso wichtig wie Betreff und ein Call-to-Action. In unserem Videokurs Cold Mailing im B2B Sales bekommst Du die besten Insights. So werden Deine Mails garantiert beantwortet!  🔗 Vielleicht ist unser bewährter Videokurs zum Thema Cold Mailing für Dich interessant.

Dieser Blogbeitrag wurde am 24.04.2018 erstmals veröffentlicht und am 05.05.2022 überarbeitet.

Die Geschichte der E-Mail

Ein Einblick auf die Erfolgsgeschichte der E-Mail: Die erste elektronische Post wurde bereits 1971 vom amerikanischen Informatiker Ray Tomlinson versandt. Als Erfinder der E-Mail zeichnete er ebenfalls das berühmten @-Zeichen. Mit dieser „Notlösung“ trennte er seinen Namen und den Namen seines Arbeitgebers – der Computerfirma 🔗 Bolt Beranek and Newman (BBN) – voneinander. Die erste E-Mail-Adresse war weltweit und Tomlinson schickte seine Mail ebenfalls an sich selbst. Keine große Sache: Eine technische Spielerei mit unerwarteten Folgen, die die weitere Kommunikation prägen sollte. 

1984 kam die E-Mail-Adresse nach Deutschland. Die erste Mail wurde am 3. August von Michael Rotert von der Technischen Universität Karlsruhe empfangen. Die Nachricht kam von Laura Breeden – einer Mitarbeiterin des CSNET (Computer Science Network) in Massachusetts: 

„Willkommen in CSNet. Michael, this is your official welcome to CSNet.”

Nach der ersten E-Mail dauerte es noch einige Jahre bis die Kommunikation über den elektronischen Weg ein fester Bestandteil im Alltag wurde. Erst in den 1990er-Jahren hatten mehr Menschen die Möglichkeit zur Nutzung eines Internetzugangs. 

Im Jahr 2000 wurden in Deutschland insgesamt 32,3 Milliarden E-Mails versendet. Im Jahr 2021 waren es nach 🔗 Angaben des Statistikportals Statista täglich (!) knapp 320 Milliarden – die Tendenz steigt weiter. 

Der Aufbau einer E-Mail 

Die elektronische Post besteht aus einer Betreffzeile, einer Begrüßungsformel, einem Haupttext und einer Verabschiedung: 

• Betreffzeile: Mit der Betreffzeile gibst Du Deinen Leser:innen den ersten Hinweis auf den Inhalt Deiner Nachricht: Geht es um einen Termin? Eine Frage? Oder einen Wunsch? Halte Dich kurz – E-Mail-Clients und Browser zeigen nur eine bestimmte Länge des Betreffs an. Bleibe unter 78 Zeichen.
  
  
• Begrüßung: An wen schreibest Du die E-Mail? Für eine:n Vorgesetzte:n oder Deine Kundschaft solltest Du eine neutrale und höfliche Anrede wählen: „Guten Tag, Frau Maier“. Kennst Du die Empfänger:innen näher oder handelt es sich um Stammkundschaft, kannst Du eine persönliche Begrüßung einfügen, zum Beispiel „Liebe Frau Maier“.
  
  
• Haupttext: Komme schnell auf den Punkt! Deine Kund:innen oder Teammitglieder halten sich selten mit dem Lesen von E-Mails auf. Erkläre den Leser:innen im ersten Satz Dein Anliegen mit der höchsten Priorität. Danach kannst Du weitere Punkte auflisten. 
  
  
• Verabschiedung: Beende Deine E-Mail mit einem freundlichen „Ich freue mich von Ihnen zu hören“ oder mit einer Frage, zum Beispiel: „Schaffen Sie es zu dem Termin am Mittwoch?“. Du forderst Deine Leser:innen so auf höfliche Weise dazu auf, Dir zu antworten. Danach folgt ein „Mit den besten Grüßen“ und die E-Mail wird mit Deinem Name unterzeichnet. 

Abb. 01: Aufbau einer E-Mail © Agile Sales Company GmbH

Vielleicht kennst Du den Aufbau bereits aus Deinen täglichen E-Mails. Was solltest Du zusätzlich beachten? Genau, die Formulierung des Textes.

Formulierung einer E-Mail

Bevor Du den Text für Deine:n Empfänger:in verfasst, stelle Dir folgende Fragen: 

• „Welchen Zweck verfolge ich mit meiner E-Mail?“ 

• „Welche Informationen benötigen die Empfänger:innen dafür?“

Nach dem Schreiben Deiner E-Mail überprüfe, ob die zu Anfang gestellten Fragen beantwortet wurden. Informationen, die für die Bearbeitung Deines Anliegen keine Bedeutung haben, werden gelöscht. Du kannst zum Beispiel auf Floskeln, Fach- und Fremdwörter oder zu lange und verschachtelte Sätze verzichten. Ein gut lesbarer und verständlicher Satz besteht aus 13 Wörtern.

Vermeide unbedingt:

• Großbuchstaben: Du möchtest Deine:n Leser:in ja nicht anschreien.

• Konjunktive: Wie zum Beispiel „würde“, „könnten“ und „müsste“.

• Verneinungen: Wähle positive Formulierungen und verzichte auf „Nicht“-Botschaften, wie zum Beispiel „Vergessen Sie nicht den Termin am Mittwoch“, sondern formuliere den Satz um: „Bitte denken Sie an den Termin am Mittwoch“.

Praxistipp: Hast Du zuvor eine schnelle Antwort erhalten? Bedanke Dich in Deiner nächsten E-Mail dafür. So zeigst Du Deinem Gegenüber, dass Du die zügige Antwort zu schätzen weißt.

Achte im Allgemeinen auf Deine Sprache, Rechtschreibung und Grammatik. Rechtschreibfehler wirken schnell unprofessionell auf die Leser:innen. Überprüfe eventuell den Namen der Kundschaft oder Teammitglieder auf seine Richtigkeit. Hast Du die passende geschlechtliche Anschrift gewählt? Es ist mehr als peinlich, wenn Du mit Frau Maier gesprochen hast, aber Deine Mail an Herrn Maier adressierst. Manche Kund:innen nehmen diese kleinen Fehler mit Humor, andere werden Dich und Dein Unternehmen als unprofessionell und inkompetent sehen. Nimm Dir deshalb die Zeit, um Deine E-Mail mindestens einmal vor dem Senden zu korrigieren.

Ein Tipp: Eine perfekte E-Mail sollte in einem neutralen Ton geschrieben sein. Das fand die Zeitschrift The Atlantic heraus, indem sie rund 5,3 Millionen E-Mails ausgewertet hat. Eine neutral geschriebene Mail hat eine 53-prozentige Wahrscheinlichkeit, dass sie gelesen und beantwortet wird. Bei einem hochgestochenen Ton und vielen Fremdwörtern, sinkt die Antwortrate auf 39 Prozent. Die Länge Deiner E-Mail sollte ebenfalls beachtet werden: Bei 75 bis 100 Wörtern besteht eine Antwortmöglichkeit von 51 Prozent.

Der Aufbau und die Rhetorik der E-Mail unterscheidet sich auch je nach Anlass. Mails an Deine Bestandskund:innen müssen anders formuliert werden als Mails zur Erstansprache. Cold Mailing ist die Königsdisziplin. Wir haben die wichtigsten Informationen zum Cold Mailing im B2B Sales in einem Blogbeitrag zusammengefasst. Hier geht es zum Beitrag:

Wieso eine E-Mail nach einem Kundengesprächen schicken?

Verschicke nach Kundengesprächen Deine Angebote per Mail oder bedanke Dich für das nette Gespräch. Du kannst Deinen Kund:innen die Inhalte, die Ihr besprochen habt, in einer Mail zusammenfassen. Sei ruhig konkret bei Deinen Empfehlungen, was Deine Produkte oder Dienstleistungen betrifft. Nach unserer Erfahrung eignen sich folgende Formulierungen: 

• „Unsere drei beliebtesten Möglichkeiten sind...“ 

• „Ich habe mir Ihre Buchung angesehen und empfehle Ihnen deshalb...“ 

Mit einer abschließenden Mail nach einem persönlichen Gespräch vermittelst Du Deinen Kund:innen, dass Du Dich mit ihren Bedürfnissen und ihrer Situation befasst, sprich 🔗 kundenzentriert arbeitest. Außerdem schickst Du der Kundschaft Deine persönlichen Daten, damit sie auf Dich zurückkommen können. Deine Käufer:innen werden es vermeiden wollen, einer anderen Kollegin oder einem anderen Kollegen ihre Situation noch einmal zu schildern.

Wir in der Agile Sales Company haben in unseren Gesprächen häufiger gehört, dass es B2B-Unternehmen schwer fällt, den Anschluss an die Konkurrenz zu halten. Digitalisierung und neue Anforderungen an das veränderte Kaufverhalten von Kund:innen, sind eine wachsende Herausforderung. Auch die längeren Phasen der Kaufentscheidung sind für viele Unternehmen neu. Mit unseren 🔗 Leistungen bringst Du Dein B2B-Unternehmen auf neue Bahnen!

Das Verfassen einer E-Mail: Auf eineN Blick

Eine E-Mail zu schreiben erfordert ein wenig Übung und Routine. Wir haben für Dich die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

• Der Betreff
  Beschränke Deinen Text auf maximal 78 Zeichen und gib den Leser:innen hier bereits einen konkreten Hinweis auf den Inhalt der Nachricht. 
  
  
• Die Begrüßung
  Wenn Du Deine Leser:innen näher kennst, kannst Du eine persönliche Begrüßung wählen. Ansonsten bleibe unbedingt neutral und höflich.
  
  
• Der Haupttext
  Lege von Anfang an fest, was für Dich Priorität hat und beginne mit dem wichtigsten Anliegen. Danach kannst Du weitere Punkte ansprechen, die für die Bearbeitung Deines Anliegens ebenfalls von Bedeutung sind.
  
  
• Die Abschiedsformel
  Fordere die Empfänger:innen dazu auf, Dir zu antworten, indem Du ihnen eine Aufforderung oder Frage stellst. Je nachdem, wie Du die E-Mail begonnen hast, verabschiede Dich anschließend von ihnen – entweder in einem neutralen, höflichen Ton oder einer vertrauten Formel.

Zum Schluss überprüfst Du die E-Mail auf eventuelle Fehler in der Grammatik oder Rechtschreibung. Wirf einen kurzen Blick auf die Anrede und den Namen der Empfängerin oder des Empfängers, damit sich kein Tippfehler eingeschlichen hat. Vermeide komplizierte Fachbegriffe oder Floskeln; fokussiere Dich auf die wichtigsten Informationen und nenne diese gleich zu Beginn. 

Mit diesen Tipps wünschen Wir für die nächsten E-Mails viel Erfolg!

„E-Mail has an ability many channels don‘t: creating valuable, personal touches – at scale.“ (David Atlas, Twitter: dratlas)

Das könnte Dich auch interessieren:

• Wie Du erfolgreich Cold Emailing betreibst – ein Guide für die schriftliche Neukundenakquise
• Reklamationen und wie man aus ihnen eine Chance schafft
• Warum das CRM der Schlüssel zur Digitalisierung des Vertriebs ist

Diese Beiträge sind gerade besonders beliebt: 

• Crossfunktionalität: Die ideale Zusammensetzung von Teams 
• Digitalisierung: So gestaltest Du erfolgreich Sales Unterlagen!  

Zurück zur Übersicht >>>