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E-Mails im Vertrieb: Das solltest Du beim Schreiben beachten

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Die Geschichte der E-Mail – Wie viel weißt Du über die elektronische Post?


Das erwartet Dich in diesem Beitrag:
  • Die Geschichte und die Entstehung der E-Mail.
  • Wir geben Dir nützliche Tipps zum Verfassen der „perfekten“ E-Mail und geben Dir noch ein paar Tricks, um typische Stolperfallen und Fettnäpfchen bei Deinen Kund:innen zu vermeiden.

Kurz gesagt

Eine E-Mail zu schreiben erfordert ein wenig Übung und Routine. Wir haben für Dich die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

  • Der Betreff
    Beschränke Deinen Text auf maximal 78 Zeichen und gib der Leserin und dem Leser einen Hinweis auf den Inhalt der Nachricht. 

  • Die Begrüßung
    Wenn Du Deine:n Leser:in näher kennst, kannst Du eine persönliche Begrüßung nehmen. Ansonsten bleibe neutral und höflich.

  • Der Haupttext
    Strukturiere für die Empfängerin oder den Empfänger von Anfang an, was für Du Priorität hast und beginne mit dem wichtigsten Anliegen. Danach kannst Du weitere Punkte ansprechen, die wichtig für die Bearbeitung Deines Anliegens sind.

  • Die Abschiedsformel
    Fordere die Empfängerin oder den Empfänger dazu auf Dir zu antworten, indem Du ihr oder ihm eine Aufforderung oder Frage stellst. Je nachdem, wie Du die E-Mail begonnen hast, verabschiede Dich von der Empfängerin oder dem Empfänger entweder neutral und höflich oder vertraut.

  • Überprüfe die E-Mail auf Fehler
    Stimmt die Grammatik und die Rechtschreibung? Ist der Name richtig geschrieben und hast Du alle wichtigen Informationen zuerst benannt? Perfekt, dann kannst Du jetzt auf Senden drücken!

Dieser Blogbeitrag wurde am 24.04.2018 erstmals veröffentlicht und wurde am 05.05.2022 überarbeitet.


Die Geschichte der E-Mail

Ein Einblick auf die Erfolgsgeschichte der E-Mail: Die erste elektronische Post wurde bereits 1971 vom amerikanischen Informatiker Ray Tomlinson versandt. Als Erfinder der E-Mail zeichnete er ebenfalls das berühmten @-Zeichen. Mit dieser „Notlösung“ trennte er seinen Namen und den Namen seines Arbeitgebers – der Computerfirma Bolt Beranek and Newman (BBN) – voneinander. Die erste E-Mail-Adresse war weltweit und Tomlinson schickte seine Mail ebenfalls an sich selbst. Keine große Sache: Eine technische Spielerei mit unerwarteten Folgen, die die weitere Kommunikation prägen sollte. 

1984 kam die E-Mail-Adresse nach Deutschland. Die erste Mail wurde am 3. August von Michael Rotert von der Technischen Universität Karlsruhe empfangen. Die Nachricht kam von Laura Breeden – einer Mitarbeiterin des CSNET (Computer Science Network) in Massachusetts: 

„Willkommen in CSNet. Michael, this is your official welcome to CSNet.”

Nach der ersten E-Mail dauerte es noch einige Jahre bis die Kommunikation über den elektronischen Weg ein fester Bestandteil im Alltag wurde. Erst in den 1990er-Jahren hatten mehr Menschen die Möglichkeit einen Internetzugang zu bekommen. 

Im Jahr 2000 wurden in Deutschland „nur“ 32,3 Milliarden E-Mails versendet. Im Jahr 2017 (nach Angaben des Statistikportals Statista) waren es rund 771 Milliarden – die Tendenz steigt weiter. 

Der Aufbau einer E-Mail 

Die elektronische Post besteht aus einer Betreffzeile, einer Begrüßungsformel, einem Haupttext und einer Verabschiedung: 

  • Betreffzeile: Mit der Betreffzeile gibst Du Deiner Leserin oder Deinem Leser den ersten Hinweis auf den Inhalt Deiner Nachricht: Geht es um einen Termin? Eine Frage? Oder einen Wunsch? Halte Dich kurz – E-Mail-Clients und Browser zeigen nur eine bestimmte Länge des Betreffs an. Bleibe unter 78 Zeichen.

  • Begrüßung: An wen schreibest Du die E-Mail? Für eine:n Vorgesetzte:n oder Deine Kund:innen solltest Du eine neutrale und höfliche Anrede wählen: „Guten Tag, Frau Maier“. Kennst Du die Empfängerin oder den Empfänger näher oder handelt es sich um eine:n Stammkund:in, kannst Du eine persönliche Begrüßung nehmen, zum Beispiel „Liebe Frau Maier“.

  • Haupttext: Komme schnell auf den Punkt. Deine Kund:innen oder Kolleg:innen halten sich selten mit dem Lesen von E-Mails auf. Erkläre der Leserin oder dem Leser im ersten Satz Dein Anliegen mit der höchsten Priorität. Danach kannst Du weitere Punkte auflisten. 

  • Verabschiedung: Beende Deine E-Mail mit einem freundlichen „Ich freue mich von Ihnen zu hören“ oder mit einer Frage, zum Beispiel: „Schaffen Sie es zu dem Termin am Mittwoch?“. Du forderst Deine Leserin oder Deinen Leser auf höfliche Weise auf, Dir zu antworten. Danach folgt ein „Mit den besten Grüßen“ und die E-Mail wird mit Deinem Name unterzeichnet. 

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Abb. 01: Aufbau einer E-Mail © Agile Sales Company GmbH

Vielleicht kennst Du bereits den Aufbau bei Deinen täglichen E-Mails. Was solltest Du neben dem Aufbau beachten? Genau, die Formulierung des Textes.

Formulierung einer E-Mail

Bevor Du den Text für Deine:n Empfänger:in verfasst, stelle Dir folgende Fragen: 

  • „Welchen Zweck verfolge ich mit meiner E-Mail?“ 

  • „Welche Informationen benötigt mein:e Empfänger:in dafür?“

Nach dem Schreiben Deiner E-Mail überprüfe, ob die zu Anfang gestellten Fragen beantwortet wurden. Informationen, die für die Bearbeitung Deines Anliegen keine Bedeutung haben, werden gelöscht. Du kannst zum Beispiel auf Floskeln, Fach- und Fremdwörter oder zu lange und verschachtelte Sätze verzichten. Ein ordentlicher Satz besteht aus 13 Wörter.

Vermeide unbedingt:

  • Großbuchstaben: Du möchtest Deine:n Leser:in ja nicht anschreien.

  • Konjunktive: Wie zum Beispiel „würde“, „könnten“ und „müsste“.

  • Verneinungen: Wähle positive Formulierungen und verzichte auf „Nicht“-Botschaften, wie zum Beispiel „Vergessen Sie nicht den Termin am Mittwoch“, sondern formuliere den Satz um: „Bitte denken Sie an den Termin am Mittwoch“.

Praxistipp: Hast Du zuvor eine schnelle Antwort erhalten? Bedanke Dich in Deiner nächsten E-Mail dafür. So zeigst Du Deiner Kommunikationspartnerin oder Deinem Kommunikationspartner, dass Du seine zügige Antwort zu schätzen weißt.

Achte auf Deine Sprache, Rechtschreibung und Grammatik. Rechtschreibfehler wirken schnell unprofessionell auf die Leserin oder den Leser. Überprüfe eventuell den Namen der Kundin oder des Kunden, sowie den Namen der Kollegin oder des Kollegen auf seine Richtigkeit. Hast Du Herr oder Frau geschrieben? Es ist peinlich, wenn Du mit Frau Maier gesprochen hast und eine Mail an Herr Maier adressierst. Manche Kund:innen nehmen diese kleinen Fehler mit Humor, andere werden Dich und Dein Unternehmen als unprofessionell und inkompetent sehen. Nimm' Dir die Zeit, um Deine E-Mail mindestens einmal vor dem Senden zu korrigieren.

Eine perfekte E-Mail sollte in einem neutralen Ton geschrieben sein. Das fand die Zeitschrift The Atlantic heraus, indem sie rund 5,3 Millionen E-Mails ausgewertet haben. Eine neutral geschriebene Mail hat eine 53-prozentige Wahrscheinlichkeit, dass sie gelesen und beantwortet wird. Bei einem hochgestochenen Ton und viele Fremdwörter, sinkt die Antwortrate auf 39 Prozent. Die Länge Deiner E-Mail sollte ebenfalls beachtet werden: Bei 75 bis 100 Wörtern besteht eine Antwortmöglichkeit von 51 Prozent.

Wieso eine E-Mail nach einem Kundengesprächen schicken?

Verschicke nach Kundengesprächen Deine Angebote per Mail oder bedanke Dich für das nette Gespräch. Du kannst Deinen Kund:innen die Inhalte, die Ihr besprochen habt in einer Mail zusammenfassen. Sei' ruhig konkret bei Deinen Empfehlungen, was Deine Produkte oder Dienstleistungen betrifft. Nach unserer Erfahrung eignen sich folgende Formulierungen: 

  • „Unsere drei beliebtesten Möglichkeiten sind...“ 

  • „Ich habe mir Ihre Buchung angesehen und empfehle Ihnen deshalb...“ 

Mit einer abschließenden Mail nach einem persönlichen Gespräch vermittelst Du Deinen Kund:innen, dass Du Dich mit ihren Bedürfnissen und ihrer Situation befasst. Außerdem schickst Du den Kund:innen Deine persönlichen Daten, damit sie auf Dich zurückkommen können. Deine Kund.innen werden es vermeiden wollen, dass sie einer anderen Kollegin oder einem anderen Kollegen ihre Situation noch einmal schildern muss.

Das Verfassen einer E-Mail: Auf einem Blick

Eine E-Mail zu schreiben erfordert ein wenig Übung und Routine. Wir haben für Dich die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

  • Der Betreff
    Beschränke Deinen Text auf maximal 78 Zeichen und gib der Leserin oder dem Leser einen Hinweis auf den Inhalt der Nachricht. 

  • Die Begrüßung
    Wenn Du Deine Leser:innen näher kennst, kannst Du eine persönliche Begrüßung nehmen. Ansonsten bleibe neutral und höflich.

  • Der Haupttext
    Strukturiere für die Empfängerin oder den Empfänger von Anfang an, was für Du Priorität hast und beginne mit dem wichtigsten Anliegen. Danach kannst Du weitere Punkte ansprechen, die wichtig für die Bearbeitung Deines Anliegens sind.

  • Die Abschiedsformel
    Fordere die Empfängerin oder den Empfänger dazu auf Dir zu antworten, indem Du ihr oder ihm eine Aufforderung oder Frage stellst. Je nachdem, wie Du die E-Mail begonnen hast, verabschiede Dich von der Empfängerin oder dem Empfänger entweder neutral und höflich oder vertraut.

Zum Schluss überprüfst Du die E-Mail auf eventuelle Fehler in der Grammatik oder Rechtschreibung. Wirf  einen kurzen Blick auf die Anrede und den Namen der Empfängerin oder des Empfängers, ob sich kein Tippfehler eingeschlichen hat. Vermeide komplizierte Fachbegriffe oder Floskeln und fokussiere Dich auf die wichtigsten Informationen zuerst. 

Mit diesen Tipps wünschen Wir für die nächsten E-Mails viel Erfolg!

E-Mail has an ability many channels don‘t: creating valuable, personal touches – at scale.“ (David Atlas, Twitter: dratlas)


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