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Digitalisierung: So gestaltest Du erfolgreich Sales Unterlagen!

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Gestalte erfolgreich Sales Unterlagen! 


Was Dich in diesem Beitrag erwartet:

„Könnten Sie mir bitte etwas Schriftliches schicken!“ Den Satz kennt jeder Vertriebler. Was nun? Welche Unterlagen sollten versendet werden? Wie baut man die Kommunikation am besten auf, wenn der direkte Kundenkontakt nahezu wegfällt? Mit diesen und weiteren Fragen und einer konkreten Anleitung für Deine digitalen Sales Unterlagen setzt sich dieser Artikel auseinander.  

Kurz gesagt 

An der Digitalisierung des Sales kommt kein Unternehmen vorbei. Wer jetzt noch glaubt, dass sich der digitale Vertrieb nicht durchsetzt, sollte schnell umdenken. Ein Wechsel von traditionellen Vertriebskanälen hin zu digitalen Alternativen wird auf lange Sicht unvermeidbar sein. Die Corona-Pandemie hat die Dynamik der Digitalisierung noch weiter verstärkt. Sowohl im B2C-, als auch im B2B-Bereich kaufen die Kund:innen online. Aber nicht nur der tatsächliche Kauf hat sich ins Netz verschoben; die gesamte Customer Journey verändert sich. Die potenzielle Kundschaft informiert sich bereits online vor einem möglichen Kauf und tritt viel später an ein Unternehmen heran. Daher ist es wichtig, schnell zu handeln um Deine Käufer:innen dort zu erreichen, wo sie sich bewegen – online!



Wie hat sich die kommunikation mit den kunden verändert?


Euch ist diese Entwicklung bestimmt auch aufgefallen! Jahrzehnte standen Kaufgespräche im Mittelpunkt aller Sales-Mitarbeiter:innen. Doch seit einigen Jahren hat sich das Tagesgeschäft im Vertrieb stark verändert. Käufer:innen verlangen zunehmend schriftliche Informationen zu Produkten und Dienstleistungen. Noch bevor es zu einem persönlichen Kontakt kommt, fragt sich die Kundin oder der Kunde: „Können Sie mir erst einmal etwas Schriftliches zuschicken“. Diesen Satz hast Du bestimmt schon gehört! 

Das hängt unter anderem damit zusammen, dass Kaufentscheidungen nicht mehr von nur einer Person getroffen werden, sondern gleich ein ganzes Buying Center in die Kaufentscheidung involviert ist, an das schriftliche Unterlagen weitergereicht werden muss. Auch die 🔗 Studie „Hochleistung im Vertrieb“ der Universität St. Gallen in Zusammenarbeit mit Sellgate belegt, dass der Vertrieb durchschnittlich nur 36 Prozent seiner Arbeitszeit für den direkten Kundenkontakt nutzt. Diese Entwicklung wurde durch die 🔗 Corona-Pandemie noch einmal verstärkt. Beinah seit zwei Jahren müssen wir unsere Kontakte nun schon auf ein Minimum beschränken. 

Mittlerweile haben sich alle an einen gewissen Grad des digitalen Kontaktes gewöhnt und die schriftliche Kommunikation ist nicht mehr aus dem Alltag im Sales wegzudenken. 

Einige Unternehmen stehen nun vor einer riesigen 🔗 Gap. Viele Vertriebler:innen sind geschult in Kundengesprächen, aber nicht in schriftlicher Kundenkommunikation! 

Die Forderung nach schriftlichen Unterlagen führt also regelmäßig zur Verzweiflung vieler Mitarbeiter:innen im Sales. Bestimmt kennt Ihr das Gefühl und fragt Euch, wie Ihr nun mit Eurer Kundschaft kommunizieren sollt. Welche Unterlagen habt Ihr und welche sollt Ihr versenden?  

Wir haben bisher noch in keinem Projekt von einem Unternehmen gehört, dass selbstbewusst gesagt hat: „Wir haben gute Unterlagen“. Kannst Du das von Deinem Sales-Team behaupten? Wenn nicht, ist es höchste Zeit, dass wir miteinander sprechen. Hier kannst Du ganz einfach einen unverbindlichen Termin buchen und wir schauen uns Deine Verkaufsunterlagen an. 

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Was verstehen wir alles unter verkaufsunterlagen?

Wie bereits erwähnt, entscheidet im B2B-Bereich in den seltensten Fällen nur eine Person über den Kauf eines Produktes oder einer Dienstleistung. Du kannst also davon ausgehen, dass der Mailverkehr mit deiner Kontaktperson weitergeleitet wird und noch von weiteren Personen des 🔗 Buying Centers gelesen wird. Deshalb ist es wichtig, dass Du mit Deiner Mail verschiedene Rollen ansprichst. Grundsätzlich gilt beim Verfassen einer Verkaufsmail folgendes zu beachten:  

  1. Weniger ist mehr! Beachte, dass kurze, konkrete und verständliche Unterlagen mehr Zeit bei der Erstellung benötigen. Schon Goethe hat gesagt: „Ich schreibe Dir einen langen Brief, weil ich für einen kurzen keine Zeit habe.“ 😉

  2. In welchem Abschnitt der Customer Journey befinden wir uns? 

  3. Deine Mail muss nicht gut aussehen oder schön klingen, sie muss nur verständlich sein. Halte Dich nicht zu lange mit den oberflächlichen Äußerlichkeiten Deiner Mail auf, sondern konzentriere Dich auf deren Inhalt! 

So gestaltest Du deine Unterlagen auf Basis der Customer Journey  

Verkaufsunterlagen sehen nicht in jedem Schritt des Verkaufsprozesses gleich aus und müssen an die 🔗 Customer Journey angepasst werden. Denn in jeder der fünf Phasen hat Deine Kundschaft andere Anforderungen an die Unterlagen und komplett anderen Informationsbedarf. Was bedeutet das? 

Aufmerksamkeitsphase. In dieser Phase ist es wichtig, dass Du die potenziellen Käufer:innen neugierig machst. Achte darauf, dass Du noch keine detaillierten Informationen zu Deinem Produkt oder Deiner Dienstleistung mitschickst. Wie das Schaufenster eines Ladens, soll dieser erste Kontakt die Kundschaft neugierig auf mehr machen, damit diese in einem nächsten Schritt weitere Informationen anfordert. 

Qualifizierungsphase. Die Kundin und der Kunde sind neugierig und fragen nach weitern Informationen? Trotzdem ist es wichtig, dass Du den Käufer:innen nicht gleich Deinen ganzen Katalog zuschickst. Bring erst einmal in Erfahrung, was ihnen wichtig ist. Außerdem solltest Du Dich erkundigen, wie im Unternehmen Deiner potenziellen Kundschaft Kaufentscheidungen getroffen werden. Welche Unterlagen benötigt das Unternehmen? Auf Basis dieser Bedarfsanalyse kannst Du Deinen Kund:innen nun regelmäßigen snackable Content zukommen lassen. Auf diese Weise stellst Du sicher, dass sie genau die Informationen bekommen, die sie wirklich benötigen und nicht von einer Informationsflut erschlagen weden.

Kaufmomentphase. Du stehst kurz davor, dass Deine Gegenüber ein Angebot anfragt? Super! Aber aufgepasst: Du kannst es immer noch vermasseln. 😉 In dieser Phase wird der persönliche Kontakt wichtiger. Binde so viel telefonischen Kontakt wie möglich ein. Du kannst auch auf Videocalls setzen oder persönliche Videobotschaften an Deine Kundschaft versenden.

Du bist mit Sales Videos noch nicht vertraut? In einem 🔗 weiteren unserer Blogbeiträge erklären wir Dir, welche Videotypen Du wann und wo einsetzen kannst. Schau doch mal rein! 😊


Passe in dieser Phase die Unterlagen
speziell auf die Bedürfnisse Deiner Käufer:innen an. Die Zusammenfassung aller Informationen, die Du der Kundin oder dem Kunden noch einmal zukommen lässt, darf nicht länger als eine DIN A4 Seite sein. Was ist der 🔗 RoI? Nutzen? Was sind die Einkaufsbedingungen und Merkmale des Produktes? Konzentriere Dich auf das Wesentliche! 

Onboardingphase. Du hast den Auftrag? Oder Du stehst ganz kurz davor? In einem nächsten Schritt sollte selbstverständliche eine Dankesmail oder ein Anruf erfolgen. Außerdem sind nun regelmäßige Updates für die Kund:innen entscheidend. Was passiert jetzt mit dem Aufragt? Du kennst das bestimmt auch aus dem privaten Bereich. Du hast etwas bestellt und nun sendet Dir das Unternehmen täglich ein Update zu Deiner Bestellung. Informiere Deinen Käufer:innen auch über mögliche nötige Handlungen ihrerseits. Setze in diesem Schritt lieber auf das Zusenden regelmäßiger Informationen. 

Loyalitätsphase. Wir alle mögen Bestandskundinnen und -kunden, bei denen alles glatt läuft. Viele Unternehmen melden sich bei bereits bestehender Kundschaft jedoch nur, wenn sie wieder was verkaufen wollen. Diese Art der 🔗 Kundenkommunikation hat niemand verdient! Kümmere Dich regelmäßig um Deine Käufer:innen. Setze Dich dafür mit Deinem Marketingteam zusammen. Leite Deiner Kundschaft außerdem proaktiv Blogartikel und  interessante Infos weiter. Hierbei kannst Du auch auf aktuelle Informationen aus der Qualifizierungsphase zurückgreifen. Wenn es gar nichts zu berichten gibt, greife einfach mal zum Hörer und ruf Deine bestehende Kundschaft an und frag, wie es ihnen geht. Durch diese Wellnessanrufe pflegst Du die Beziehung und das Vertrauen und kommst bei neuen Produktangeboten leichter wieder ins Gespräch.  

Fazit 

Du kannst voller Sicherheit behaupten, dass Dein Vertrieb die Kommunikation auf Basis der Customer Journey aufbaut? Du kannst all Deine Unterlagen ruhigen Gewissens verschicken, weil Du weißt, dass sie sowohl in der Detailtiefe als auch in der persönlichen Ansprache gut sind? Prima! Wenn nicht sollten wir uns unbedingt einmal sprechen. 😉 


Du willst mehr über Sales Unterlagen in Zeiten der Digitalisierung erfahren? Vereinbare ein persönliches Gespräch! 



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