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10 Schritte auf dem Weg zur agilen Transformation des Vertriebs

Geschätzte Lesezeit: 7 Minuten, 11 Sekunden

Ein Gastbeitrag von Marina Simonova.

Tipp 1: Machen Sie sich klar, was Sie wollen

Bevor Sie damit beginnen, agile Methoden in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung zu implementieren, sollten Sie und Ihre Kollegen sich immer eine Frage stellen: „Warum Agilität?“.

Auf diese Frage wird es vermutlich verschiedene Antworten geben: „Weil unsere IT-Leute auch agil arbeiten“ oder „Weil das im Moment im Trend liegt“. Die Antwort, die ich selbst am häufigsten höre, ist: „Um den Umsatz zu steigern“. Es gibt eine ganze Menge Antworten auf diese Fragen, und alle sind unterschiedlich.

Aber lassen Sie mich ein Geheimnis mit Ihnen teilen: Ich stimme nur dann zu, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, wenn der Firmeninhaber die Frage mit Sätzen wie diesen beantwortet: „Ich habe erkannt, dass wir unsere Unternehmenskultur verändern müssen“ oder „Ich möchte, dass meine Mitarbeiter in die Arbeit, die sie tun, wirklich eingebunden werden“.

Folgendes weiß ich aus persönlicher Erfahrung: Wenn ein Firmeninhaber eine solche Einstellung hat, dann wird Agilität in seinem Unternehmen zum Erfolg führen. Agile Transformationen funktionieren nicht, wenn es dem Unternehmen nur darum geht, den Profit zu steigern. Vertrauen Sie mir!

Takeaway: Agilität ist ein Mindset, eine Kultur, eine neue Reihe von Verhaltensweisen. Es erfordert von jedem Kollegen eine Menge Aufwand – vom einfachen Angestellten bis hin zum Firmeninhaber – damit ein Unternehmen eines Tages agil wird.

Tipp 2: „Eat the elephant one bite at a time”

Um den Erfolg einer agilen Transformation zu gewährleisten, sollten Sie zunächst mit einem Pilot-Team beginnen. Schauen Sie, wie die Veränderungen in diesem Team sich in den ersten drei Monaten auf das gesamte Unternehmen auswirken. Danach können Sie damit beginnen, weitere agile Teams zu gründen.

Takeaway: Am besten ist es, mit der leistungsschwächsten Abteilung zu beginnen, sodass sie innerhalb von drei bis sechs Monaten zur besten werden kann!

Tipp 3: Sorgen Sie für einen guten Start

Bevor Sie das erste Pilot-Team ins Leben rufen, empfehle ich Ihnen ein dreitägiges Training abzuhalten. Dafür brauchen Sie einen professionellen Agile-Coach. Beim Training sollten sie mit Spielen und Simulationen arbeiten, um das Team mit den Vorteilen von Agilität sowie von Scrum und Kanban vertraut zu machen.

Takeaway: Ein guter Start ist für das Team entscheidend. Dafür sollten Sie einen guten Agile-Coach engagieren, der nicht nur das Training leitet, sondern das Team darüber hinaus in den ersten drei Monaten begleitet.

Tipp 4: Halten Sie die Rollen ein

Bei Scrum unterscheiden wir drei Rollen:

  • Team
  • Scrum Master
  • Product Owner

Takeaway: Schaffen Sie neue Rollen und bringen Sie die Mitarbeiter zusammen. Tun Sie alles, was möglich ist, um Vertrieb, Marketing und IT-Manager immer wieder zusammenarbeiten zu lassen.

Tipp 5: Führen Sie den ersten Sprint mit Ihrem Team gemeinsam durch

Mein fünfter Tipp ist, dass Sie mit Ihrem Team den ersten Sprint gemeinsam durchführen. Ein Sprint ist eine Periode, während der das Vertriebs- oder das Marketing-Team Ziele festlegt, erreicht und sich seine Resultate und Vorgehensweisen gegenseitig präsentiert. Ziel ist es, die eigene Performance zu verbessern. Sprints können zwischen einer und vier Wochen lang dauern.

Takeaway: Fangen Sie beim ersten Sprint nicht mit zu komplizierten Aufgaben an. Erlauben Sie Ihrem Team, sich an die Veränderungen zu gewöhnen.

Tipp 6: Erstellen Sie ein Scrum-Board

Für die ersten sechs Monate empfehle ich, kein elektronisches, sondern ein physisches Scrum-Board mit Klebezetteln zu benutzen. Das Board kommt nicht zuletzt bei den Daily Stand-up Meetings zum Einsatz. Dieses tägliche Ritual dauert weniger als 15 Minuten und findet jeden Tag zur gleichen Zeit statt. Dabei beantwortet das Team (inklusive dem Scrum Master) drei Fragen, wobei die Klebezettel dann jeweils zu den dafür passenden Kategorien bewegt werden:

  1. Was habe ich gestern gemacht, um meine Sprint-Ziele zu erreichen.
  2. Was werde ich heute tun, um meine Sprint-Ziele zu erreichen.
  3. Brauche ich von jemandem Hilfe?

Takeaway: Benutzen Sie in den ersten sechs Monaten ein physisches Scrum-Board mit Klebezetteln. Für verteilte Teams funktioniert das nicht. Verteilte Teams, auch international, können stattdessen mit elektronischen Tools arbeiten. Nach meiner Erfahrung kann es ein Team einen Monat kosten, um das Scrum-Board oder das Kanban-Board zu schätzen zu lernen.

Tipp 7: Entwerfen Sie ein Meeting für die Planung von jedem Sprint und ein Backlog

Das Sprint Planning ist ein wesentliches Ritual für ein agiles Team. Es dauert etwa zwei Stunden und wird für jeden Sprint neu abgehalten. Das Team, der Scrum Master und der Product Owner müssen sich daran beteiligen.

Der Backlog ist im Vertrieb eine Liste von Aufgaben, die vom Team innerhalb einer bestimmten Zeit abgearbeitet werden sollen. Für den Vertrieb benutzen wir in der Regel eine Periode von einem Quartal.

Im Sales und im Marketing ist es traditionellerweise so, dass die Vorgesetzen den Angestellten sagen, wie sie ihre Arbeit machen sollen und deren Schritte dann verfolgen. Agile Methoden betonen dagegen die Selbstorganisation eines Teams. Dessen Mitglieder sammeln Ideen, machen Brainstormings und planen ihren Arbeitstag selbstständig. Der Product Owner kontrolliert nicht die täglichen Aktivitäten des Teams. Alle Aufgaben werden während des Sprint Plannings festgelegt.

Takeaway: Es ist wichtig für das Team, seine Arbeit für den nächsten Sprint zu planen.

Tipp 8: Halten Sie in jedem Sprint ein Review und eine Retrospektive ab

Das Sprint Review ist ein Meeting, bei dem die erreichten Resultate präsentiert werden. Jeder kann sich daran beteiligen. In einem einwöchigen Sprint dauert ein solches Review etwa eine Stunde. Während dieser Zeit erklärt das Team, welche Aufgaben es bewältigt hat und welche Ergebnisse es erzielen konnte. Alle Themen im Zusammenhang mit anderen Abteilungen werden dabei angesprochen und das Team versucht, eine gemeinsame Lösung für entsprechende Fragen und Probleme zu finden.

Die Retrospektive ist ein Ritual, das am Ende von jedem Sprint nach dem Review stattfindet. Hierbei arbeitet das Team an der kontinuierlichen Verbesserung seiner Performance. Ich bin der Ansicht, dass gerade dieses Ritual das Team voranbringt. Das Team sollte dabei zwei Fragen beantworten: „Wie haben wir uns im Sprint geschlagen?“ und „Was können wir beim nächsten Mal besser machen?“.

Takeaway: Jeder kann zum Review kommen. Verschicken Sie Einladungen an alle Mitarbeiter des Büros, auch an die Führungskräfte. Die Retrospektive ist dagegen ein sehr persönliches Event für das Team. Es hilft ihm dabei, sich selbst zu verbessern. Dabei hilft es, eine Liste darüber zu verfassen, was im nächsten Sprint besser laufen soll!

Tipp 9: Rechnen Sie mit Schwierigkeiten

Bei all meinen Tipps und Vorschlägen bin ich davon ausgegangen, dass das agile Team mit Scrum oder Kanban arbeitet. Die wichtigsten Werte bei Scrum sind Verantwortungsbewusstsein, Mut, Konzentration, Transparenz und Respekt. Es braucht Zeit, bis diese Werte von einem agilen Team verinnerlicht werden.

Seien Sie gewarnt: Manche Menschen sind nicht bereit für Veränderungen. Sie sollten darauf gefasst sein, dass zwischen 20 und 30 Prozent der Angestellten das Unternehmen verlassen werden.

Die fünf größten Schwierigkeiten, auf die Sie auf dem Weg zur agilen Transformation stoßen werden, sind:

  1. Zu große Erwartungen. Rechnen Sie nicht damit, dass das Team während der ersten drei Monate großartige Verbesserungen erzielt. Das Team braucht Zeit, um zu lernen, miteinander zu arbeiten und die Werte von Agilität und Scrum zu akzeptieren.
  2. Fehlendes Vertrauen und zu viel Druck vonseiten des Product Owners auf das Team sind die beiden häufigsten Schwierigkeiten während einer agilen Transformation. Beides demotiviert das Team und sorgt für schlechtere Ergebnisse.
  3. Sales Manager tun sich oft schwer damit, Verantwortung zu übernehmen. Am Anfang werden einige versuchen, die Schuld für Fehler beim Scrum Master oder bei anderen Teammitgliedern zu suchen.
  4. Schuld von sich zu weisen oder sie anderen zu geben, ist ein uraltes menschliches Verhalten, gegen das schwer anzukommen ist. Schauen Sie nach Lösungen und Chancen. Verweilen Sie nicht in der Vergangenheit.
  5. Ihre Führungskräfte sind möglicherweise nicht bereit für Veränderungen. Für sie hat Agilität die meisten Veränderungen zur Folge. Sie sind es gewohnt, Autorität zu haben und eigene Entscheidungen zu treffen. Von daher ist es schwierig für sie, sich an die neue agile Kultur anzupassen.

Takeaway: Die Kultur eines Unternehmens zu verändern, ist selbst innerhalb eines Teams sehr schwierig. Haben Sie Geduld und in sechs oder sieben Monaten werden Sie sehen, dass Ihr Umsatz sich verdoppelt oder gar verdreifacht. Ihr Marketing-Team wird einzigartige, am Kunden orientierte Produkte entwickeln, die den Profit des gesamten Unternehmens signifikant steigern werden. All dies wird geschehen, wenn die Führungskräfte die Veränderungen gemeinsamen mit den Angestellten mittragen.

Tipp 10: Verpflichten Sie einen professionellen Agile Coach

Warum ist es wichtig, mit einem Coach zusammenzuarbeiten? Ein professioneller Agile Coach veranstaltet spannende Trainings und inspiriert Menschen zu Veränderungen. Er wird ein Feuer in den Herzen aller Teilnehmer entfachen. Dieses Feuer wird allerdings nach spätestens vier Wochen allmählich vergehen, ganz gleich wie gut das Training auch gewesen sein mag.

Dass ein Agile Coach das Team in den ersten drei bis sechs Monaten mindestens einmal in der Woche besucht, ist essentiell für den Erfolg der Transformation. Er wird das Feuer neu entfachen, das Team unterstützen und dem Product Owner sowie den Führungskräften dabei helfen, die Veränderungen zu bewältigen. Der Coach wird ein konstruktives Feedback für jedes Ritual geben und dabei helfen, entstehende Konflikte zu lösen. Und glauben Sie mir, davon wird es einige geben.

Die Aufgabe des Coaches ist es, im Team professionelle Scrum Master und Agile Coaches zu finden, die dafür sorgen, dass die neue agile Kultur im Unternehmen auch in seiner Abwesenheit gepflegt und weiterentwickelt wird.

Takeaway: Um Verhaltensweisen und Kulturen zu verändern, braucht es wie im Sport drei Dinge: Disziplin, Fleiß und einen professionellen Coach. Die Kultur eines Unternehmens zu verändern, ist ein wichtiger Schritt in seiner Entwicklung und sollte von einem ausgebildeten Agile Coach durchgeführt werden.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der agilen Transformation von Vertrieb und Marketing. Sollten Sie noch Fragen haben, können Sie mir einfach eine Nachricht über LinkedIn schicken!

Über die Autorin:

Marina Simonova arbeitete mehr als zehn Jahre lang im Vertrieb einiger großer russischer Finanzunternehmen, ehe sie sich vor zwei Jahren für den Schritt in die Selbstständigkeit entschied. Im August 2015 gründete sie ihr eigenes Beratungsunternehmen „Agile Space“, das Firmen dabei unterstützt, agile Methoden in Sales und Marketing einzuführen. In den vergangenen Jahren hat sie selbst mehr als 70 Unternehmen bei der agilen Transformation unterstützt.

Von |2018-11-13T11:11:27+00:0018. September 2017|Allgemein|