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Definition

Eine der wohl bekanntesten agilen Methoden ist die Methode Scrum. Ein zentrales Element von Scrum ist der Teamgedanke. Ganz gleich, wo die Methode eingesetzt wird: Feste Rollen und Rituale ordnen das Wissen und das Leistungsvermögen der einzelnen Teammitglieder.

Scrum als agile Methode kommt ursprünglich aus der Softwareentwicklung. Ihre Erfinder entwickelten die Methode, um Entwicklungsprojekte besser zu managen. Scrum organisiert dabei die Arbeit anders als klassische Projektmanagement-Methoden: Anstatt Aufgaben sequentiell in einem Wasserfallmodell abzuarbeiten, bricht Scrum die notwendigen

Tätigkeiten in kleinere Einheiten auf, die sich in einem definierten, relativ kurzen Zeitraum – dem sogenannten “Sprint” – komplett abschließen lassen. Das Team reflektiert diese Teilerfolge zusammen mit dem Kunden bzw. dem internen Kunden und nimmt auf diese Weise konstant Feedback zum Produkt auf. So entsteht ein Produkt, das tatsächlich den Kundenbedürfnissen entspricht und Entwicklungsressourcen fließen genau in jene Features, die den meisten Mehrwert erzielen.

Aufgrund des Erfolgs dieser Methode setzen viele Unternehmen Scrum mittlerweile in anderen Bereichen ein, beispielsweise in der Hardware-Entwicklung oder generell im Projektmanagement. Die Methode spielt überall dort ihre Vorteile aus, wo umfangreiche Projekte erfolgreich zum Ziel geführt werden sollen. Scrum nutzt dafür ein klar strukturiertes Rahmenwerk, zu dem sowohl wiederkehrende “Rituale” gehören als auch feste Rollen.

Das Wichtigste im Überblick

  • Die verschiedenen Rollen der Teammitglieder
  • das Scrum-Team: eine kleine Gruppe, in der Regel drei bis neun Leute. Sie sind die „Macher“, die während der Sprints die zu bewältigenden Aufgaben erledigen. Dabei arbeiten sie eng zusammen und schulen sich im Idealfall gegenseitig. Bei ihrer Arbeit besitzen sie so gut wie alle Kompetenzen. Was sie während der Sprints wann erledigen und wie sie dabei vorgehen wollen, entscheiden sie selbst.
    • Sie arbeiten bei Scrum wesentlich enger zusammen, als das in den meisten Vertriebsabteilungen der Fall ist. Durch die Scrum-Rituale wird Ihre Zusammenarbeit zusätzlich gefördert. Ziel ist es, dass Sie bei Ihrer Arbeit voneinander profitieren, dass Sie also untereinander von Ihrem Wissen und Erfahrungen lernen können.
  • der Product Owner: ein Fachexperte, der als Verbindungselement zwischen Team, Kunde und dem Rest des Unternehmens fungiert. Die Anforderungen dieser Stakeholder hat er ebenso im Blick wie die Arbeit, die vom Scrum-Team während der Sprints bewältigt wird. Gemeinsam mit dem Scrum Master ist er für die langfristige Aufgabenplanung verantwortlich. Darüber hinaus bespricht er vor jedem Sprint mit den Teammitgliedern, welche Aufgaben während der nächsten „Etappe“ in Angriff genommen werden und wie dabei die Prioritäten zu setzen sind.
    • Im Vertrieb eignen sich in den meisten Fällen zwei Personen für die Rolle als Product Owner: Vertriebsleiter und erfahrene Verkäufer. Wichtig ist, dass Ihr Product Owner über die nötige fachliche Expertise und Erfahrung verfügt. Nur so kann er realistisch einschätzen, ob das Scrum-Team bei seiner Arbeit auch die richtigen Prioritäten setzt.
  • der Scrum Master:Dieser „Methoden-Experte“ sorgt dafür, dass die Prozesse so wie geplant ablaufen. Darüber hinaus wirkt er auch als Change Manager. Er verantwortet also die Umsetzung der Methode. Dabei geht es nicht allein um die Rituale, sondern auch um die „Team-Kultur“. Ob die Veränderungsprozesse von den Teammitgliedern begriffen und verinnerlicht werden, liegt ebenfalls in seiner Verantwortung.
    • Grundsätzlich kann im Vertrieb auch die Rolle des Scrum Masters vom Leiter der Abteilung ausgefüllt werden. Nach unserer Erfahrung empfiehlt es sich aber, jemand Externen zum Scrum Master zu ernennen. Dadurch kann er unvoreingenommener an das Scrum Team herantreten. Gerade in der Anfangsphase ist der Scrum Master als Coach und Vermittler bei Konflikten gefragt.

Die vier Rituale bei Scrum

– jeder dieser Sprints ist ein fester Entwicklungszyklus –

  • Sprint-Planung:In diesem Meeting legen der Product Owner und das Team fest, welcher Teil des Backlogs im nächsten Sprint bearbeitet wird. Es wird also eine Art „To-do-Liste“ erstellt, die zur besseren Übersicht auf einem sogenannten Scrum-Board visualisiert wird. Das ist eine Tafel, auf der die Aufgaben, unterteilt nach ihrer Priorität und ihrem Status, abgebildet werden.
    • Im Vertrieb reflektiert dieser Backlog unter anderem die langfristigen Umsatzziele und die Zahl der Neukunden, die man in dieser Zeit ansprechen beziehungsweise gewinnen möchte. Diese Zahlen werden dann entsprechend ihrer Wichtigkeit und ihrer Erfolgsaussichten priorisiert.
  • Daily Scrum:ein kurzes Treffen der Teammitglieder, während dem sie sich jeden Morgen über den Stand der Dinge bei ihrer Arbeit informieren. Damit es den vorgegeben Zeitrahmen von 15 Minuten nicht sprengt, wird es immer im Stehen abgehalten. Daher auch die alternative Bezeichnung „Daily Stand-up“.
    • Im Vertrieb gestalten sich die Daily Scrums manchmal schwierig. Gerade dann, wenn viele Außendienstmitarbeiter zum Team gehören. Trotzdem ist es wichtig, den Daily Scrum auch dann jeden Tag abzuhalten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Ihre Verkäufer schnell wieder in ihren alten Trott geraten und der Teamgedanke sich nicht wie gewünscht entfaltet. Wir haben verschiedene organisatorische Lösungen dafür entwickelt.
  • Sprint Review:Ein Meeting im Anschluss an jeden Sprint, während dem die Teammitglieder sich und dem Product Owner die Ergebnisse aus dem vergangenen Sprint vorstellen. Erfolge werden dabei ebenso präsentiert wie Misserfolge und Probleme.
    • Im Vertrieb stellen die Verkäufer sich im Rahmen dieses Meetings zum einen ihre Umsatzzahlen vor. Zum anderen, und das ist wesentlich wichtiger, zeigen sie einander, an welchen Stellen sie Probleme hatten und an welchem Punkt sie bei welchem Lead derzeit stehen.
  • Sprint Retrospektive:Ein Rückblick darüber, was im vergangenen Sprint gut und was schlecht funktioniert hat. Im Gegensatz zur Review werden diese Ergebnisse bei diesem Meeting ausführlicher besprochen und analysiert. Dabei geht es nicht unbedingt um das „Was“ – also was funktioniert hat und was nicht – sondern eher um das „Wieso“.
    • Für den Vertrieb bedeutet das: Wieso sind wir bei welchem Kunden erfolgreich gewesen? Und wieso hat unser Vorgehen bei einem anderen Kunden nicht zum Abschluss geführt? Diese Fragen werden gemeinsam diskutiert. Die Ergebnisse dieser Diskussion werden dann bei der nächsten Sprint Planung berücksichtigt. Ziel ist es auch im Vertrieb, seine Vorgehensweisen und Strategien jedes Mal aufs Neue zu verbessern.

Welche Hindernisse gibt es am Anfang und wie können Sie diese lösen?

Gerade während der ersten Sprints kommt es nach unserer Erfahrung häufig zu Konflikten. Das liegt nicht zuletzt an der Transparenz, die sich durch die neuen Rituale bei Scrum ergibt. Bereits während der Daily Scrums, spätestens aber beim Review und der Retrospektive zeigen sich die Erfolge und Probleme der Verkäufer für alle. Ihren Top-Verkäufern dürfte das egal sein, den schwächeren im Team wird diese Folge agilen Arbeitens am Anfang jedoch mitunter sehr unangenehm sein. Darüber hinaus kann diese Transparenz auch Ängste wecken. Das ist im Rahmen der agilen Transformation ganz normal.

  • An dieser Stelle ist regelmäßig der Scrum Master gefragt. Er muss zunächst einmal dafür sorgen, dass alle Kollegen die Methode verstehen und akzeptieren. Nur dann kann es auf Dauer zu Verbesserungen kommen. Das klingt banal, allerdings neigen viele Teams am Anfang dazu, in ihren alten Trott zurück zu verfallen.

Ein weiterer Grund ist oft die neue Form der Teamarbeit. Während Ihre Verkäufer bislang eher Einzelkämpfer waren, arbeiten sie nun viel enger zusammen. Antipathien und Konflikte kommen viel schneller zum Vorschein. Zudem brechen im agilen Vertrieb Hierarchien auf. Sind zum Beispiel ein langjähriger Top-Verkäufer und ein junges „Greenhorn“ in einem Scrum-Team, dann ist es wichtig, dass die beiden sich auf Augenhöhe begegnen. Ist der Erfahrenere nicht bereit, sich von einem Anfänger auch mal kritisieren zu lassen, wird das Zusammenspiel zwischen den beiden nicht so funktionieren, wie es das soll.

  • Es ist ratsam, wenn Ihr Scrum-Master bislang kein Mitglied Ihres Verkaufsteams gewesen ist. So kann er unvoreingenommener an Konfliktparteien herantreten und zwischen ihnen vermitteln. Wichtig ist außerdem, dass er den Teammitgliedern dabei immer wieder klar macht, dass es bei Scrum letztlich darum geht, Verbesserungen zu erzielen.

Was die Produkt-Entwicklung und der Vertrieb im Rahmen von Scrum gemeinsam haben, ist der Anspruch, sich kontinuierlich verbessern zu wollen. Im Vertrieb geschieht dies durch eine stärkere Teamarbeit. Hierbei ist Kommunikation der Schlüssel. Schließlich finden die vielen Rituale nicht ohne Grund statt. Dabei geht es nicht zuletzt auch darum, dass Ihre Verkäufer sich gegenseitig helfen, dass sie sich beraten und die anderen an ihrem Wissen teilhaben lassen.

  • Oft kommt es im Vertrieb auf die kleinen Dinge an. Manchmal kann ein netter Ratschlag, zum Beispiel ein bewährter Einstiegssatz für ein Verkaufsgespräch, Gold wert sein. Besonders hilfreich ist es, wenn die Verkäufer sich gegenseitig von ihren Erfahrungen mit bestimmten Kunden erzählen.

Die Zunahme an Kommunikation und Teamarbeit wird es Ihren Verkäufern erleichtern, ihre Vorgehensweisen zu vereinheitlichen und zu optimieren. Das betrifft nicht nur den Umgang mit den Kunden, sondern auch interne Abläufe im Vertrieb. Dadurch, dass die Verkäufer wesentlich besser übereinander Bescheid wissen und diese Arbeitsabläufe grundsätzlich auf dem Scrum Board visualisiert werden, zeigen sich uneffektive Strukturen viel schneller. Im Anschluss daran kann dann während der Retrospektive darauf reagiert werden. Ist Ihr Team entsprechend vorbereitet, kann es sich für solche Sonderfälle in jedem Sprint ein Zeitfenster offen halten.

  • Für den Anfang hilft bei der Zeitplanung ein kleines Spiel. Dafür genügt ein einfacher Lego-Baukasten, mit dessen Hilfe die Aufgaben zusätzlich zum Scrum Board visualisiert werden. Wenn jemand zum Beispiel eine administrative Aufgabe übernommen hat, kann er einfach einen roten Stein auf das Brett stecken. Für andere Tätigkeiten kann man dann wiederum andere Farben verwenden. Wichtig ist, dass am Ende des Sprints klar ersichtlich wird, für welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch genommen worden ist.

Das sagen Agile Sales-Manager aus unterschiedlichen Teams

„Klar bin ich alleine am Telefon und muss alleine mit Kunden sprechen. Jetzt weiß ich, dass mein Team hinter mir steht.“

„Wenn ich scheitere und den Abschluss doch nicht hole, ist es nicht mehr so schlimm, weil wir auch sowohl Erfolge als auch Niederlagen miteinander teilen.“

„Am Anfang wusste ich gar nicht, was ich erzählen soll. Dann haben die Dailys eine eigene Dynamik entwickelt und es lief.“

„Wenn ich jemandem von einem Agile Sales-Team überzeugen müsste, würde ich ihm einfach unsere Umsatzzahlen der letzten zwölf Monate zeigen.“

Fazit

Scrum schafft einen Rahmen für kontinuierliche Verbesserung. Dabei wird Teamarbeit großgeschrieben. Im Rahmen der Scrum-Rituale hinterfragt ein Team sich im Anschluss an jeden Sprint aufs Neue. Das Ziel ist es, permanent einen Mehrwert für den Kunden und für das eigene Unternehmen zu erzielen. Prozesse sollen letztlich so gestaltet werden, dass sie sich so gut wie möglich für die Erfüllung von Kundenanforderungen eignen.

Wie wir gesehen haben, ist der Aufbau eines agilen Vertriebs kein Selbstläufer. Vielmehr ist es ein Prozess, der oft einige Monate in Anspruch nimmt. Gerade am Anfang kann es zu Konflikten kommen, die der Scrum Master und/oder der Product Owner lösen müssen. Über kurz oder lang kommt es im agilen Vertrieb allerdings zu Verbesserungen, die Ihrem Sales Team und auch Ihren Kunden zu Gute kommen. Durch die intensive Kommunikation teilen Ihre Verkäufer untereinander wertvolles Wissen. Darüber hinaus lassen sich Vorgehensweisen viel einfacher vereinheitlichen und verbessern. Uneffektive Strukturen werden in einem agilen Vertrieb viel schneller erkannt und verändert.

Sind Sie neugierig? Hier finden Sie noch mehr Informationen zu Scrum im Vertrieb oder Sie können gerne uns eine Nachricht senden

Von |2018-11-13T10:19:19+00:005. März 2018|Verkaufen|