Haben Sie auch schon mal vor dem Computer gesessen und überlegt, wie Sie diese eine Mail an diesen Kunden richtig formulieren sollen? E-Mails zu schreiben, gehört im digitalen Zeitalter zu den Standardaufgaben im Vertrieb. Verkäufer informieren ihre Kunden auf diesem Weg über neue Produkte und Angebote, vereinbaren Termine oder klären kleine und größere Details eines Kundenauftrags. Die Mail kam aus dem Nichts und hat sich mit erstaunlicher Geschwindigkeit verbreitet. So eine schnelle Nachricht ist schnell, oft auf dem Smartphone, geschrieben. Was Sie beim Schreiben der E-Mails an Kunden beachten sollten, haben wir in diesem Beitrag zusammen gefasst. Aber zuerst ein paar Fakten zum digitalen Brief:

Die Geschichte der E-Mail

Werfen wir zunächst einen Blick auf die Erfolgsgeschichte der E-Mail, bevor wir uns mit der Praxis befassen. Sie feiert in drei Jahren einen runden Geburtstag, denn die erste elektronische Post wurde bereits 1971 vom US-amerikanischen Informatiker Ray Tomlinson versandt. Er gilt als Erfinder der E-Mail und zeichnete auch für den Einsatz des berühmten @-Zeichens verantwortlich. Mit dieser

„Notlösung“ trennte er in der E-Mail-Adresse seinen eigenen Namen von dem seines Arbeitsgebers, der Computer-Firma Bolt Beranek and Newman (BBN).Weil es die erste E-Mail-Adresse weltweit war, verschickte er sein Erstlingswerk verständlicherweise an sich selbst. Für ihn persönlich war das seinerzeit keine große Sache. Eine technische Spielerei, deren Folgen er nicht erahnte. Daher konnte sich der 2016 verstorbene Internet-Pionier später auch nicht mehr erinnern, was genau er in dieser ersten E-Mail an sich selbst geschrieben hatte.

Dreizehn Jahre später war es dann auch in Deutschland soweit. Hier wurde die erste E-Mail am 3. August 1984 von Michael Rotert von der Technischen Universität Karlsruhe empfangen. Er erhielt an diesem Tag eine Grußbotschaft von der US-Amerikanerin Laura Breeden, einer Mitarbeiterin des Computernetzwerks CSNET aus Cambridge, Massachusetts:
„Willkommen in CSNet. Michael, this is your official welcome to CSNet.”

Natürlich dauerte es danach noch einige Jahre, bis die E-Mail sich im Privat- und Geschäftsleben etablierte. Dieser Prozess kam erst in den 1990er-Jahren richtig in Gang, als immer mehr Menschen weltweit Zugriff auf das Internet erhielten. Seitdem geht es aber kontinuierlich aufwärts: Wurden im Jahr 2000 in Deutschland „nur“ 32,3 Milliarden E-Mails versendet, waren es 2017 nach Angaben des Statistikportals „Statista“ rund 771 Milliarden – Tendenz steigend. Denn auch wenn mittlerweile immer mehr neue digitale Kommunikationskanäle entstehen (z. B. Unternehmens-Chats oder Social Media), die der E-Mail zum Teil Konkurrenz machen, prognostiziert „Statista“ für 2018 eine Zahl von 917 Milliarden E-Mails. Und das alleine in Deutschland.

So viel zu den Fakten. Als nächstes schauen wir uns an, was es beim Aufbau einer E-Mail im Vertrieb zu beachten gilt. Danach beschäftigen wir uns mit dem Thema Sprache und Rhetorik, ehe wir Ihnen gegen Ende des Beitrags noch ein paar Tipps geben, mit denen Sie Ihre E-Mail-Kommunikation optimieren können.

Info-Box

Die Mitarbeiter der US-amerikanischen Zeitschrift „The Atlantic“ haben vor einigen Jahren rund 5,3 Millionen E-Mails ausgewertet. Dabei stellten sie fest, dass eine perfekte E-Mail neutral im Ton sein sollte. Also nicht zu positiv oder negativ. Die Sprache solle der eines Drittklässlers entsprechen. Dann besteht nach Angaben des Magazins eine Wahrscheinlichkeit von 53 Prozent, dass die E-Mail gelesen und beantwortet wird. Klingt sie dagegen zu akademisch, sinkt diese Wahrscheinlichkeit laut „The Atlantic“ auf 39 Prozent. Darüber hinaus solle eine E-Mail kurz gefasst sein: So liege die Antwort-Wahrscheinlichkeit bei 51 Prozent, wenn die Mail zwischen 75 und 100 Wörter beinhaltet.

Wie eine E-Mail aufgebaut ist

Im Grunde genommen ist jede E-Mail nach einem bestimmten Schema aufgebaut. Das ist im Vertrieb auch nicht anders. Die elektronische Post besteht in jedem Fall aus einer Betreffzeile, einer Begrüßungsformel, einem Haupttext sowie einer Verabschiedung. Gehen wir am besten die einzelnen Elemente durch, denn bei jedem gibt es einiges zu beachten:

Mit der Betreffzeile geben Sie Ihrem Leser einen ersten Hinweis auf den Inhalt der Nachricht. Zu ausführlich sollten Sie sich dabei nicht ausdrücken, denn E-Mail-Clients und Browser zeigen immer nur eine bestimmte Länge des Betreffs an. Der genaue Wert schwankt, je nach Anbieter, aber ein guter Richtwert ist eine Textlänge von 78 Zeichen.

Der Text in der Betreffzeile sollte bereits eine konkrete Vorstellung davon vermitteln, weshalb Sie sich an Ihren Empfänger wenden. Das kann ein Hinweis auf einen Termin sein (z. B. „Unser Meeting am 20. März“), eine Frage („Haben Sie diese Woche Zeit für ein Gespräch?“), ein Wunsch („Bitte bis zum 20. März bearbeiten“) oder ein Fingerzeig auf den Anhang der E-Mail („Ihre Wünsche und Investitionen schriftlich“). Die Hauptsache ist, dass Ihr Kontakt schon beim Lesen der Betreffzeile weiß, was auf ihn zukommt.

Auch bei der Begrüßung gibt es ein paar Dinge zu bedenken. Für welche Formel Sie sich entscheiden, hängt natürlich davon ab, an wen Sie sich mit der E-Mail richten. Für praktisch jeden Zweck geeignet sind neutral gehaltene Anreden wie „Guten Tag Frau Maier“ oder „Sehr geehrter Herr Müller“. Kennen Sie den Empfänger schon näher, darf es gerne persönlicher werden. Dann ist ein „Liebe Frau Maier“ ein guter Einstieg, denn er vermittelt Vertrauen und Sympathie.

Nun folgt der schwierigste Teil der E-Mail: Das Verfassen des Haupttextes. Hierbei ist es wichtig, dass Sie sehr schnell auf den Punkt kommen. Nur die wenigsten haben Lust, für das Lesen einer E-Mail sonderlich viel Zeit zu investieren. Das ist bei Ihnen persönlich bestimmt nicht anders. Deswegen ist es ratsam, dass Sie Ihre wichtigste Botschaft gleich im ersten Satz unterbringen. Beispiele dafür wären „ich habe Ihnen am 23.10.2017 das Angebot für unser Produkt XY gesendet“ oder auch „am 23.10.2017 haben wir folgende Punkte beschlossen“. Danach arbeiten Sie Ihr Anliegen nach demselben Schema ab: Die wichtigsten Punkte zuerst, die weniger wichtigen kommen danach.

E Mails im Vertrieb: Das Wichtigste immer zuerst

Wenn Sie nach einem Kundengespräch per Mail ein Angebot oder weitere Informationen versenden, seien Sie ruhig konkret bei Ihren Empfehlungen. Dafür gibt es einige Formulierungen, die sich nach unserer Erfahrung besonders gut eignen. Zum Beispiel „Unsere drei beliebtesten Möglichkeiten sehen so aus“ oder „Ich habe mir Ihre Buchung angeschaut und empfehle Ihnen deshalb unbedingt …..“. Zum einen vermitteln Sie Ihrem Kunden dadurch noch einmal, dass Sie über sehr viel Fachwissen verfügen. Zum anderen zeigen Sie ihm, dass Sie sich mit seiner Situation befasst haben und ihm darauf aufbauend einen persönlichen Rat erteilen.

Das Hauptteil beenden Sie entweder mit einer Frage oder mit einer Handlungsaufforderung.  Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, eine schnelle Antwort zu erhalten. Viele Menschen überfliegen ihre E-Mails lediglich. Was am Anfang und am Ende des Textes steht, wird dabei in der Regel immer gelesen. Für diese Handlungsaufforderung sehr gut geeignet sind Formulierungen wie „Ich freue mich auf Ihre positive Antwort“, „Schaffen Sie es, das Angebot bis Mittwoch, den 25.03.2018 anzuschauen?“ oder auch ein einfaches „Was halten Sie davon?“.

Am Schluss jeder E-Mail verabschieden Sie sich von Ihrem Empfänger. Wie bei der Begrüßung kommt es auch hier darauf an, wem Sie Ihre E-Mail schreiben. Klassiker, die so gut wie immer passen, sind neutrale Ausdrücke wie „Viele Grüße“ und natürlich das gute, alte „Mit freundlichen Grüßen“. Kennen Sie den Empfänger schon etwas näher, darf es natürlich auch etwas persönlicher werden („Herzliche Grüße“, „Liebe Grüße“).

Zum Abschluss dieses Abschnitts fassen wir noch einmal zusammen:

  • Der Text in der Betreffzeile sollte maximal 78 Zeilen umfassen und ausdrücken, worum es bei der E-Mail geht.
  • Begrüßungs- und Abschiedsformel hängen davon ab, wem genau Sie Ihre E-Mail schreiben.
  • Im Haupttext beginnen Sie mit dem Wichtigsten und arbeiten alle weiteren Informationen je nach Wichtigkeit von vorne nach hinten ab.
  • Die Wahrscheinlichkeit, eine schnelle Antwort zu erhalten, steigt enorm, wenn Sie am Ende des Textes eine Handlungsaufforderung einbauen.

Sprache, Stil und Rhetorik

Neben diesen formalen Dingen müssen Sie beim Schreiben einer E-Mail auch auf Ihre Sprache achtgeben. Eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind natürlich selbstverständlich. Schließlich wecken Fehler zumeist zwei Eindrücke: Entweder denkt Ihr Empfänger, dass Sie es nicht besser wussten und deshalb falsch lagen. Oder er bekommt das Gefühl, dass Sie sich nicht genügend Zeit für ihn genommen haben. Beides ist gerade im Vertrieb mehr als suboptimal. Deswegen gilt die Faustregel: Versenden Sie niemals eine E-Mail, ohne sie mindestens einmal Korrektur gelesen zu haben! So reduzieren Sie das Fehlerrisiko auf ein Minimum.

Generell sollten Sie auch darauf achten, Ihre E-Mail so leserfreundlich wie möglich zu gestalten. Die 78 Zeichen, die für die Betreffzeile gelten, sind zum Beispiel ein guter Richtwert, wenn es darum geht, die Zeilenlänge Ihres Textes zu definieren. Das erleichtert es dem Empfänger, die E-Mail zu lesen. Gerade, wenn er die Nachricht auf seinem Smartphone liest. Darüber hinaus empfiehlt es sich, den Text zu kurz wie nur möglich zu verfassen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Text auch wirklich gelesen wird.

Vor dem Verfassen des Haupttextes sollten Sie sich außerdem zwei Fragen stellen: „Welchen Zweck verfolge ich mit meiner E-Mail?“ und „Welche Informationen benötigt mein Empfänger dafür?“ Dieselben Fragen sollten Sie dann noch einmal aus dem Hinterkopf hervorkramen, wenn Sie den Text vor dem Versand überprüfen. Gehen Sie konsequent vor, gibt es mit Sicherheit noch die eine oder andere Passage, die Sie streichen können. Zum Beispiel Informationen, die nicht zielführend sind, Floskeln, Fach- und Fremdwörter oder zu lange und verschachtelte Sätze. 13 Wörter, mehr braucht ein ordentlicher  Satz nicht.

Zum Abschluss geben wir Ihnen noch ein paar Tipps, mit denen Sie Ihre E-Mails noch weiter verfeinern können:

  • Gehen Sie sparsam mit Großbuchstaben um: Wörter oder Formulierungen, die in Versalien geschrieben sind („BITTE BIS MORGEN“) wirken auf den Empfänger, als würden Sie ihn anschreien.
  • Vermeiden Sie Konjunktive, z. B. „würde“, „könnte“, „müsste“.
  • Haben Sie in einer vorherigen E-Mail eine schnelle Antwort erhalten, dann bedanken Sie sich dafür!
  • Nutzen Sie positive Formulierungen. Negative Reizwörter haben auch hier nichts zu suchen, ebenso wenig Verneinungen.

Fazit und Kontakt

Die Geschichte der E-Mail reicht bis in die frühen 1970er-Jahre – ihr eigentlicher „Siegeszug“ begann allerdings erst in den 90ern. Heute ist dieses hilfreiche Kommunikationswerkzeug aus unserem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Gerade im Vertrieb, wo wir so viel Kundenkontakt wie möglich herstellen möchten. Dafür ist dieses Werkzeug perfekt geschaffen, schließlich können wir damit praktisch jeden Menschen an jedem Ort der Welt erreichen.

Umso wichtiger ist es, dass Verkäufer wissen, was es beim Verfassen einer E-Mail zu beachten gilt. Das beginnt bei profaneren Dingen wie dem Aufbau und der Struktur des Textes und endet bei etwas kniffligeren Themen wie der Wahl von geeigneten Formulierungen oder dem Vermeiden von Reiz- oder Füllwörtern. Hierauf sind wir in diesem Blogbeitrag ausführlich eingegangen. Mit den Tipps, die wir Ihnen darin gegeben haben, besitzen Sie im Grunde alle Informationen, die es für eine erfolgreiche E-Mail-Kommunikation braucht.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg im Verkauf.  Und schreiben Sie uns gerne auch mal eine Mail an: info@agilesalescompany.de.

Von |2018-05-03T14:34:47+00:0024. April 2018|Verkaufen|