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Kann man SCRUM aus der IT eins-zu-eins auf den Vertrieb anwenden?

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Scrum im Vertrieb – wie soll das gehen?

Wir beantworten die Frage, die uns am häufigsten gestellt wird. 


Was Dich in diesem Beitrag erwartet: 

  • Warum Scrum im Vertrieb häufig scheitert

  • Warum agile Methoden gerade im Vertrieb sehr nützlich sind

  • Wie agiles Arbeiten ihr Verkaufsteam zu mehr Effizienz und Kundenfokus führt 

Kurz gesagt

Aufbauend auf den obigen Punkt bedeutet das: Verkäufer:innen (wie auch Entwickler:innen) kennen und verstehen die Trends und Innovationen, die aktuell den Markt bestimmen. Denn wahrscheinlich ist, dass auch Deine Kund:innen diese Entwicklungen beobachten und von ihnen profitieren wollen. Ein:e gute:r Verkäufer:in ist in der Lage, das eigenen Produkt oder Dienstleistung gegenüber aktuellen Innovationen einzuordnen. Die oder der Verkäufer:in kennt und berücksichtigt die Entwicklung der marktüblichen Preise und die Verfügbarkeit der zur Leistungserbringung notwenigen Ressourcen.

  • In der IT, wie auch im Vertrieb, ermöglichen die agilen Methoden, dass Entwickler:innen operative (kurzfristige) und strategische (langfristige) Aspekte in ihrer täglichen Arbeit berücksichtigen können.
  • Die stark fokussierten, agilen Meetings stellen konsequent sicher, dass alle Teammitglieder vom Wissen jedes einzelnen Teammitglieds profitieren. Das führt dazu, dass jeder bei geringem Aufwand über neue Rahmenbedingungen, Innovationen, Trends, Preise und Ressourcenverfügbarkeiten informiert ist.
  • Der strukturierte Wissensaustausch spart den Verkäufer:innen viel Zeit, da sich nicht jeder einzeln über alles informieren muss. Außerdem dient die hohe Informiertheit der Verkäufer:innen den Kund:innen – die eine bessere Beratung erhalten.

Wir beantworten in diesem Beitrag die Frage, die wir am meisten zu hören bekommen:

Lassen sich die agilen Methoden aus der IT eins-zu-eins auf den Vertrieb anwenden?

Die kurze Antwort lautet: JA! Unter Beachtung einiger Hinweise.

Die agile Methode 🔗 Scrum dient dazu, komplexe Herausforderungen effizient zu lösen. Erstmalig in der Entwicklung von IT-Software angewandt, hat sich Scrum seither auf viele Branchen ausgeweitet. Während IT-Teams teils große Erfolge mit den agilen Methoden feiern, weil sie ihre Produkte durch die agilen Prozesse effizienter und kundengerechter entwickeln können, scheitert Scrum häufig in Vertriebsteams.

Das hat zwei Hauptursachen:

Erstens: Die Verkaufsarbeit ist von Natur ist zu komplex für die klassischen Scrum Prozesse.

Anders als die Arbeit einer Entwicklerin oder eines Entwicklers, zum Beispiel, lässt sich die Arbeit der Verkäufer:innen nur selten in klar definierbare Arbeitspakete abgrenzen. Der Arbeitsalltag der Verkäufer:innen ist häufig unvorhersehbar, schnelllebig und komplex. Wann ein:e Kund:in sich meldet und welche Art der Unterstützung sie oder er braucht, ist schlicht nicht planbar. Ist eine Aktivität für die Kundin oder den Kunden, wie zum Beispiel ein Telefonat, ein Webinar oder die Vertragserstellung, abgeschlossen, schließt sich häufig gleich die nächste an. Wie die nächste Aufgabe aussieht, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab:

  • In welcher Phase der Customer Journey befindet sich die Kundin oder der Kunde?
  • Welche weiterführenden Informationen zum Produkt/der Dienstleistung benötigt sie oder er für sich und das interne 🔗 Buying Center?
  • Wie entwickelt sich der Markt?
  • Was macht der Wettbewerb?
  • Erlauben es die internen Ressourcen, das angefragte Produkt oder die gewünschte Dienstleistung zeitnah zu liefern?

Die Komplexität der Verkaufsarbeit lässt sich entsprechend nicht eins-zu-eins in die Scrum-Struktur gießen. Wann eine Aufgabe, eine Verkaufsphase oder ein:e Kund:in vollständig bearbeitet sind, lässt sich im Vertrieb also nicht immer eindeutig festlegen. Selbst der Verkaufsabschluss setzt kein klares Ende an ein Verkaufsprojekt, da Bestandskund:innen im Sinne des Up- und 🔗 Cross-Sellings gepflegt werden wollen.

Für die Anwendung von Scrum im Vertrieb heißt das:

➡️ Anstatt im Vertrieb Arbeitspakete ganz genau zu definieren, legt das Team gemeinsam Ziele, Fokusthemen und Prio-Kund:innen fest.

Ein weiterer Grund, warum Scrum im Vertrieb häufig scheitert, ist:

Zweitens: Verkäufer:innen sind es nicht gewohnt, sich häufig, detailliert und transparent über Ihre Verkaufstätigkeit auszutauschen.

In klassischen Vertriebsstrukturen ist der detaillierte und transparente Austausch auch gar nicht vorgesehen. Dort ist jede:r einzelne Verkäufer:in für die Erreichung der eigenen Zahlen zuständig. Bei Nichterreichung droht ein reduzierter Bonus. Der Wissensaustausch findet nur in dem Rahmen statt, der für die Maximierung des eigenen Bonus sinnvoll ist. Ganz einfach.

Verkäufer:innen sind klassischerweise auf die Maximierung der eigenen Verkaufszahlen und des entsprechenden Bonus fokussiert. Teamarbeit und ein detaillierter Wissensaustausch zu Kund:innen und Verkaufstechniken zählt nur in Ausnahmefällen zum Arbeitsalltag einer traditionellen Vertriebsorganisation.

Der Scrum-Prozess hingegen sieht feste Meetings wie etwa 🔗 Sales Dailys, sogenannte Rituale, vor, in denen sich die Mitglieder eines Teams über ihre Fokusthemen für den Tag, die Planung des nächsten Verkaufszyklus und ihre Lernerfahrungen austauschen.

Wir bekommen oft zu hören, dass im Verkaufsalltag weder die Notwendigkeit noch die Zeit für den regelmäßigen Wissensaustausch der Verkäufer:innen zur Verfügung stünde. Ganz zu schweigen von der Motivation der Sales Kräfte, ihr Wissen und ihre tägliche Arbeitsweise transparent mit ihren Kolleg:innen zu teilen.

Für die Anwendung von Scrum im Vertrieb heißt das:

➡️ Stark fokussierte Meetings im agilen Vertrieb ermöglichen den täglichen Wissensaustausch der Verkäufer:innen zu ihren Prio-Kund:innen, Fokusthemen und gemeinsamen Zielen.

Der Vertrieb und die Softwareentwicklung haben einige, entscheidende Kriterien gemeinsam

Die Notwendigkeit, zugleich kurz- und langfristig zu denken

Eine Softwarelösung, zum Beispiel, sollte nicht nur schnell umgesetzt sein. Sie sollte auch kompatibel sein mit weiteren Systemen der Kundin oder des Kunden. Anpassungen sollten auch in der Zukunft einfach umsetzbar bleiben. Denken wir nun an den Vertrieb, so ist ein:e Verkäufer:in, sowohl an kurzen Verkaufszyklen und zeitnahen Abschlüssen als auch an der nachhaltigen Kundenbindung interessiert. In jeder Interaktion mit den Kund:innen verfolgt die oder der Verkäufer:in, ähnlich der oder dem Entwickler:in, das Ziel, die Kund:innen kurz- und langfristig zufrieden zu stellen. 

Die agilen Meetings wie das Daily, das Planning und das Review verbinden vorausschauende Planung mit der kontinuierlichen Verbesserungen aus vergangenen Erfahrungen. Ziel dabei: den Verkäufer:innen eine Hilfestellung zu bieten bei der Abwägung ihrer kurz- und langfristigen Interessen im Umgang mit den Kund:innen. 

Ein Umfeld aus sich schnell wandelnden Rahmenbedingungen

In der IT wie im Vertrieb gilt: Das Marktumfeld aus Kund:innen und Wettbewerber:innen befindet sich im ständigen Wandel. Was heute noch State-of-the-Art ist, kann schon in wenigen Wochen als überholt gelten. Die Anforderungen und der Wissensstand der Kund:innen wandeln sich ebenfalls in einem hohen Tempo. Für Verkäufer:innen bedeutet dies die Notwenigkeit, sich selbst ständig weiter zu entwickeln und fortzubilden, um ihren Kund:innen den Service bieten zu können, den sie sich wünschen.

Die agilen Rituale (siehe weiter unten) bilden den Arbeitsprozess, in dem der regelmäßige Wissensaustausch zwischen den Verkäufer:innen stattfindet. 

Eine hohe Anzahl von zu berücksichtigenden Komponenten

Aufbauend auf den obigen Punkt bedeutet das: Verkäufer:innen (wie auch Entwickler:innen) kennen und verstehen die Trends und Innovationen, die aktuell den Markt bestimmen. Denn wahrscheinlich ist, dass auch ihre Kund:innen diese Entwicklungen beobachten und von ihnen profitieren wollen. Ein:e gute:r Verkäufer:in ist in der Lage, das eigenen Produkt oder die Dienstleistung gegenüber aktuellen Innovationen einzuordnen. Die oder der Verkäufer:in kennt und berücksichtigt die Entwicklung der marktüblichen Preise und die Verfügbarkeit der zur Leistungserbringung notwenigen Ressourcen.

  • In der IT, wie auch im Vertrieb, ermöglichen die agilen Methoden, dass Entwickler operative (kurzfristige) und strategische (langfristige) Aspekte in ihrer täglichen Arbeit berücksichtigen können.
  • Die stark fokussierten, agilen Meetings stellen konsequent sicher, dass alle Teammitglieder vom Wissen jedes einzelnen Teammitglieds profitieren. Das führt dazu, dass jeder bei geringem Aufwand über neue Rahmenbedingungen, Innovationen, Trends, Preise und Ressourcenverfügbarkeiten informiert ist.
  • Der strukturierte Wissensaustausch spart de Verkäufer:innen viel Zeit, da sich nicht jeder einzeln über alles informieren muss. Außerdem dient die hohe Informiertheit der Verkäufer:innen den Kund:innen – die eine bessere Beratung erhalten.

Wie Du Scrum an den Vertrieb anpassen und sofort nutzen kannst

Planning

Wie wir oben beschrieben haben, ist es müßig zu versuchen, den Alltag der Verkäuferin und des Verkäufers in klare Arbeitspakete zu unterteilen. Anstatt die Arbeitspakete ganz genau zu definieren, gilt es im Vertrieb gemeinsam Ziele, Fokusthemen und Prio-Kund:innen festzulegen.

Im Planning profitiert jede:r Verkäufer:in vom Wissensaustausch, der die laufende Verbesserung der eigenen Verkaufsarbeit erst ermöglicht.  

Anbei ein 🔗 Spickzettel zu den agilen Ritualen (Planning, Daily, Review und Retrospektive) und wie man sie im Vertriebsteam anwenden kann.

Positive Störungen 

Während ein Scrum Team im laufenden Sprint völlig störungsfrei arbeiten soll, wollen wir im Vertrieb von unseren Kund:innen ja explizit „gestört“ werden. Ein Anruf der Kundin oder des Kunden oder eine E-Mail ist schließlich jedes Mal wieder Möglichkeit für die oder den Verkäufer:in, die oder den Kund:in zu gewinnen und langfristig an das eigene Unternehmen zu binden. Diese positiven Störungen planen Verkäufer:innen über Zeitpuffer in ihren Arbeitstag ein. Zum Ende des Verkaufssprints von zum Beispiel vier Wochen analysieren die Verkäufer:innen die positiven Störungen:

  • Wie viele Stunden habe ich im direkten Kundenkontakt verbracht?
  • Mit welchen Anliegen haben sich die Kund:innen bei mir gemeldet?

Die Gründe, warum sich Kund:innen bei uns melden, liefern wertvolle Erkenntnisse zur Verfeinerung unserer Vertriebsstrategie.

Review

In agilen IT Teams ist es üblich, den Kund:innen ein fertiges Inkrement zu präsentieren, das ein in sich abgeschlossenes Arbeitsergebnis darstellt. Im Vertrieb, hingegen ist man ja nie so richtig fertig.

Daher dient das Review zum Ende eines Verkaufssprints (zum Beispiel nach vier Wochen) in Vertriebsteams dazu, die Kommunikation mit den Kund:innen nutzbar zu machen. Im Review analysiert das Team die positiven Störungen. Darüber hinaus sammeln die Verkäufer ihre Erkenntnisse zu folgenden Fragen:

  • Was haben wir gelernt?
  • Warum haben wir verkauft?
  • Wie verbessern wir unsere Strategie im nächsten Sprint?
  • Welche positiven Störungen haben wir und was haben wir daraus gelernt?

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