Neue Meeting-Kulturen sind das A und O!
Was Dich in diesem Beitrag erwartet:
- Welche digitalen Tools gibt es für digitale Vertriebsmeetings?
- Wie Du ein digitales Meeting erfolgreich umsetzt inklusive einer Anleitung zum Download.
Kurz gesagt
Die Digitalisierung unserer Meetings stellt uns vor große Herausforderungen, zeitgleich bietet sie uns auch die Möglichkeit eine ganz neue Meetingkultur im Unternehmen zu etablieren. Nutzen wir also die Chance der Veränderung, profitieren von neusten Online-Tools und fördern unsere Methodenkompetenz für eine nachhaltige Online-Meetingkultur.
Die letzten eineinhalb Jahre haben vieles verändert. In einer Vielzahl von Branchen hat die Digitalisierung schneller Einzug genommen als von vielen erwartet. Wo möglich, wurde die Arbeit von zu Hause erledigt und der Arbeitsalltag nahm völlig neue Strukturen an.
In einer Thematik war diese Veränderung besonders spürbar – der Meetingkultur des Unternehmens.
Aber Moment mal. Meetingkultur? Ein Thema, welches in den letzten Jahren in vielen Unternehmen ein großes, oft negativ belastetes gewesen ist. Wir haben zu viele Meetings, wir sind zu viele Personen in Meetings oder unsere Meetings sind nicht zielführend. Sätze, die es nahezu überall zu hören gab.
Studien der Harvard Business School zeigen jetzt, dass die Anzahl der Meetings sich noch einmal deutlich erhöht hat, seitdem diese digital durchgeführt werden. Doch muss es so sein, dass ein bestehendes Problem nun noch größer wird durch die Digitalisierung? Wir sind aktuell dazu gezwungen unsere Meetingkultur komplett neu zu strukturieren.
Was für eine Chance!
Lassen wir also unsere Altlasten hinter uns und fokussieren uns auf einen Neustart unserer Meetings – was benötigen wir für eine erfolgreiche Online-Meetingkultur?
Die technische Basis als Ausgangspunkt
Natürlich, die technische Grundlage ist essenziell. Videokonferenzen und schnelle Kommunikation über Tools wie MS Teams, Zoom oder WebEx bieten die Grundlage für technisch einwandfreie Videokonferenzen und Chats. Damit Online-Meetings aber wirklich zu einem Erfolg werden können, benötigt es in der Regel noch ein paar Tools, die uns unterstützen die verschiedenen Methoden in einem Online-Meeting umzusetzen.
Warum benötigen wir diese Tools? Nun, in einem analogen Meeting ist es mittlerweile üblich mit Post-It's an Flipcharts oder Metaplanwänden zu arbeiten, damit kreative Ideen und Lösungen gefunden werden. Die Ergebnisse von Diskussionen, der Fortschritt in einem Prozess oder Abstimmungen werden so für alle Teilnehmer:innen visualisiert und erkenntlich. Damit wir auf diese hilfreichen Mittel nicht in einem Online-Meeting verzichten müssen, gibt es Tools, die uns eben genau dies auch digital ermöglichen.
Die bekanntesten dieser Tools sind Miro, Mural, oder MS Whiteboard. Nach eigener Erfahrung können wir aber sagen, dass Miro und Mural die umfangreichsten Tools mit den meisten Funktionen sind und MS Tools sich bei der Nutzung von Mac iOS etwas schwertut.
Diese Tools ermöglichen eine kreative und abwechslungsreiche Durchführung von Workshops und Online-Meetings. Vorgefertigte Templates in diesen Tools bieten in Sekunden die Möglichkeit Brainstorming-Workshops, Design-Workshops oder Projekt-Roadmaps für ein digitales Meeting zu erstellen. Diese Funktionen sind bei Mural und Miro bereits in der kostenlosen Version verfügbar. Bei intensiver Nutzung empfiehlt sich dann die bezahlte Version zu nutzen, bei der Preise sich stark nach Unternehmensgröße richten. MS Whiteboard ist Teil des Office 365 Paketes.
Wem diese Tools bereits ein Begriff sind oder sogar schon im Gebrauch, haben wir noch ein paar extra Tipps.
Wieso die digitalen Whiteboards nicht in Vertriebsmeetings mit Kund:innen nutzen?
Besonders bei Online-Meetings mit vielen Teilnehmer:innen oder komplexen Themen eignen sich diese Tools optimal zur Veranschaulichung oder Befragung der Kund:innen. Mit einem extra Tool wie zum Beispiel MS Forms können auf die Schnelle Umfragen mit den Kund:innen durchgeführt werden. Ein hilfreiches Tool für die Kund:innen und den Vertrieb.
Bei Online-Meetings, in denen eher Wissen vermittelt werden soll und die Teilnehmer:innen größten Teils zuhören, bietet Prezi-Video eine tolle Funktion, die es ermöglicht als Video in der Präsentation zu erscheinen. Es erscheint den Teilnehmer:innen also so, als würden sie vor der Leinwand stehen.
Generell lässt sich sagen, dass durch die starke Nachfrage und Nutzung stetig an diesen Programmen weiterentwickelt wird. Funktionen werden für Nutzer:innen immer einfacher gestaltet und neue Features kommen hinzu. Bei der richtigen Anwendung sind diese Tools aber bereits jetzt ein adäquater Ersatz für analoge Meetings.
Anzahl und Umsetzung der digitalen Meetings
Die optimale Nutzung der oben genannten Tools setzt eine große Methodenkompetenz, mindestens bei den Organisator:innen des Online-Meetings, voraus. Hier lässt sich sagen, dass diese eventuell noch etwas ausgeprägter sein muss als bei einem Präsenz Meeting. Warum?
Wie bereits erwähnt ist die hohe Anzahl von Meetings schon lange ein Problem, welches sich nun noch einmal verstärkt hat. Es gilt also den Zeitpunkt der Veränderung und Neubildung zu nutzen und eine Meetingkultur zu pflegen, in welcher der Sinn und Zweck eines jeden Meetings konkret hinterfragt wird:
- Wie viel Zeit wird benötigt und welches konkrete Ziel verfolgt das Online-Meeting?
- Wer muss an einem Meeting teilnehmen und kann einen Input liefern?
Damit diese Fragen einfacher beantwortet werden können hilft eine detaillierte Vorbereitung für jedes digitale Meeting. Eine detaillierte Agenda hilft bei der Einschätzung der Dauer des Meetings. 🔗 Eine Beispielagenda für ein Vertriebsmeeting kannst Du hier herunterladen.
Die Information, ob die Teilnehmer:innen etwas für das Online-Meeting vorbereiten müssen, ist ebenfalls enorm nützlich, da direkt mit Input gearbeitet werden kann.
Eine optionale Einladung an die Teilnehmer:innen lässt sicherstellen, dass jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer hinterfragt, ob dieses Meeting nützlich ist. Es lässt sich also im Vorfeld schon einiges zu einem erfolgreichen Online-Meeting erledigen.
Eine Nachbereitung eines Online-Meetings ist ebenfalls unerlässlich, damit die Online-Meetingkultur sich langfristig erfolgreich entwickeln kann. Konkrete Maßnahmen eines digitalen Meetings werden festgehalten, nicht anwesende Personen aus dem Team können Informationen abrufen und ein Folgemeeting kann gewissenhaft vorbereitet werden. Es lässt sich sagen, dass ein gut Vor- und Nachbereitetes Meeting ein bis zwei Folgetermine einspart.
Meetingstruktur wird hier also zu einem Schlüsselwort. Struktur führt in digitalen Meetings zu einer größeren Akzeptanz und Konzentration der Teilnehmer:innen. Eine Agenda ist ein Bestandteil der Meetingstruktur. Ein weiterer Punkt ist die, bereits oben genannte Methodenkompetenz, die uns hilft, Online-Meetings zu strukturieren.
Methoden, die Raum für sozialen Austausch schaffen, einen sauberen Check-In ermöglichen, die Ideensammlung kreativ fördern oder Ziele und Maßnahmen definieren, führen zu einem strukturierten Online-Meeting.
Fassen wir zusammen
Die, teilweise, erzwungene Veränderung von Präsenz-Meetings hin zu digitalen Meetings stellt uns natürlich vor Herausforderungen. Jedes Unternehmen und jeden einzelnen von uns. Betrachten wir die Thematik der Meetingkultur einmal nüchtern und ehrlich, müssen wir uns eingestehen, dass diese schon lange großes Potenzial geboten hat. Nutzen wir also diese Chance der Veränderung und sehen die Option einer erneuerten digitalen Meetingkultur. Um diese zu erlangen, erfordert es gute technische Möglichkeiten und Methodenkompetenz, um diese richtig einzusetzen. Nicht zuletzt benötigt es auch Mut neue Dinge zu probieren und diese zu optimieren oder verwerfen.
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