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Digitale Tools im Vertrieb

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Wie verschaffst Du Dir einen besseren Überblick mit digitalen Tools?


Was erwartet Dich in diesem Beitrag:

  • Was sind digitale Tools?
  • Was gibt es für Tools und wo können sie am besten eingesetzt werden?
  • Wieso helfen digitale Tools Deinem Unternehmen?

Kurz gesagt

Digitale Tools sollen helfen, den Arbeitsalltag schneller und einfacher zu bewältigen. Prozesse können beschleunigt und arbeitsintensive Aufgaben vereinfacht werden. Je nachdem, welchen Bereich Du mit digitalen Tools modernisieren willst, können diese Anwendungen dabei helfen:

  • den Betriebsalltag zu erleichtern.
  • die Flexibilität der Mitarbeiter:innen und des ganzen Unternehmens zu unterstützen.
  • zeitaufwendige Aufgaben der Mitarbeiter:innen zu übernehmen.
  • einen besseren und schnelleren Austausch außerhalb der Abteilungen zu schaffen.
  • die Kundenzentrierung zu verbessern.
  • die Mitarbeiter:innen mit wertvollen Informationen zu versorgen.
  • einen besseren Überblick über das Kundeninteresse zu schaffen.
  • schneller Angebote zu erstellen und diese genau auf die Kund:innen anzupassen.
  • Deiner Kundschaft ein gutes Gefühl zu geben, da Deine Mitarbeiter:innen gut informiert sind.

Nutze digitale Prozesse um Deine Kund:innen in den Mittelpunkt Deines Handelns zu stellen!


Was sind digitale Tools?

Wie der Name verrät: Digitale Tools sind Apps oder Software, die Deinen täglichen Arbeitsalltag erleichtern — sie ermöglichen den Zugriff auf den zentralen Content auf all Deinen Endgeräten (Laptop, Tablet und Smartphone) und machen Dich flexibler. Du kannst von überall und jederzeit auf alle wichtigen Informationen zugreifen, die Du zum Arbeiten benötigst und Dich mit Deinen Mitarbeiter:innen in Echtzeit austauschen.

Um digitale Tools im Alltag einzusetzen, brauchst Du keine große Einführung; die meisten Programme und Online-Lösungen sind selbsterklärend. Dazu gehört ein gut durchdachter Aufbau und eine einfache Übersicht für die Nutzer:innen.

Viele Anbieter:innen bieten einen kostenlosen Probemonat für ihre Produkte. So kannst Du die verschiedenen Funktionen und den vollen Nutzen eines Programms kennen lernen. Für fast jeden Bereich in Deinem Unternehmen gibt es ein digitales Tool, das Deine Abläufe vereinfachen kann. Worauf solltest Du bei der Wahl achten und wie findest Du das richtige Tool für Dich und Deine Mitarbeiter:innen?

Wir haben ein paar Hilfestellungen zusammengestellt, um Dich bei Deiner Entscheidung für die richtigen digitalen Tools zu unterstützen.

Warum braucht Dein Vertrieb digitale Tools?

Für wen eignen sich digitale Tools? Und warum verschaffen sie uns einen unglaublichen Wettbewerbsvorteil in Zeiten der Digitalisierung?

Digitale Tools rücken unsere Kund:innen in den Mittelpunkt. Sie sind ein zentraler Faktor für die 🔗 kundenzentrierte Ausrichtung Deines Unternehmens!

Deine Kund:innen profitieren am meisten von den digitalen Tools, die Du in Deinem Unternehmen verwendest. Die richtigen Werkzeuge können die Kundenpflege erleichtern: So können Deine Mitarbeiter:innen beispielsweise einfacher die Kontaktdaten und -historie Deiner Kund:innen verwalten. Auch der E-Mail-Austausch zwischen den Mitarbeiter:innen und der Kundschaft kann eingesehen werden. Dementsprechend ist sind alle Mitarbeiter:innen, zu jeder Zeit, auf dem neuesten Stand und Du kannst Deinen Kund:innen den besten Service bieten.

Mit einem guten 🔗 Customer-Relationship-Management-Programm (CRM) können Mitarbeiter:innen auch viel schneller Angebote erstellen oder Aufträge abwickeln. Jedes Update bei einem Auftrag wird dort aktualisiert und kann von anderen eingesehen werden. Alle Mitarbeiter:innen kann die Kundin oder den Kunden Auskunft über den aktuellen Auftrag geben.

Wie integrierst Du digitale Tools in Dein Unternehmen?

Das klingt super und am liebsten würdest Du morgen zehn neue Programme in Deinem Unternehmen vorstellen? Immer langsam. Die meisten Apps und Programme haben einen einfachen Aufbau. Nutzer:innen können sich schnell mit den Funktionen vertraut machen und sie aktiv in den Arbeitsalltag integrieren.

Gib Deinen Mitarbeiter:innen dennoch Zeit, damit sie sich mit den neuen Funktionen eines Programms vertraut machen können. Bei schwierigen Programmen kannst Du für Dein Team (externe) 🔗 Schulungen und Coachings anbieten, damit ihnen die Unsicherheit genommen wird. So garantierst Du, dass die Umstellung auf die Digitalisierung kein Schritt in unbekannte Gewässer ist.

Extratipp: Führe neue Programme Stück für Stück ein. So vermeidest Du es, Deine Mitarbeiter:innen zu überfordern; gib ihnen die Möglichkeit, sich in ihrem Tempo an die neuen Tools zu gewöhnen. Denn Veränderung braucht immer Zeit.

Worauf solltest Du bei der Auswahl von digitalen Tools achten?

Vor der Anschaffung von digitalen Tools, frage Dich: Sollen Deine Mitarbeiter:innen in der Lage sein, von überall aus auf alle Informationen zugreifen zu können? Für Dein Team wären in diesem Fall teilweise oder vollständige cloud-basierte Lösungen die beste Wahl.

Alle Daten, Dokumente und Informationen, die Deine Mitarbeiter:innen benötigen, liegen auf dem Server eines Anbieters. Du brauchst keine eigene IT-Infrastruktur, die Du zusätzlich pflegen musst. Allerdings brauchen Deine Mitarbeiter:innen für cloud-basierte Lösungen stets eine Internetverbindung.

Es gibt auch Cloud-Lösungen, die Dateien offline zugänglich machen. Änderungen werden aktualisiert, sobald eine Internetverbindung besteht. Sind Du oder Dein Team viel unterwegs? Dann sind Apps oder Online-Lösungen, die einen schnellen Austausch von Daten ermöglichen, ideal. Du kannst frei zwischen den Endgeräten wechseln und bist an keinen festen Arbeitsplatz gebunden.

Welche digitalen Werkzeuge gibt es?

Wir von der Agile Sales Company GmbH benutzten für unsere tägliche Arbeit zwei verschiedene Programme, die unseren Austausch untereinander und die Kundenzentrierung vereinfachen. Für unsere Zusammenarbeit im Team nutzen wir die Online-Lösungen Microsoft, wie etwa die Anwendungen Sharepoint und Teams. Für einen leichteren Umgang mit unseren Kund:innen, benutzen wir als CRM-Lösung Hubspot.

Die Anwendungen von Microsoft ermöglichen es uns, dass wir all unsere Dokumente für Angebote oder Blogbeiträge speichern und untereinander versenden können. Es gibt die Möglichkeit Ordner oder sogar ein bestimmtes Dokument mit Kund:innen oder Kolleg:innen zu teilen.

Außerdem kannst Du Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoints auf dem Sharepoint erstellen und sie in verschiedenen Formaten herunterladen und weiterbearbeiten. Du kannst bestimmte Dokumente für eine Offline-Bearbeitung markieren. Diese Dateien synchronisieren sich sobald eine Internetverbindung besteht.

Damit wir immer den Überblick behalten und die wichtigsten Aufgaben vor Augen haben, nutzen wir auch den Microsoft Planner. Dieser ist eine Online-Lösung in der Du verschiedene “Boards” anlegen kannst, um Aufgaben und Projekte im Blick zu haben. Du kannst Spalten anlegen und in diesen Spalten Karten mit den entsprechenden Aufgaben platzieren. Du kannst Aufgaben zuweisen oder Deine Mitarbeiter:innen ziehen sich selbstständig Aufgaben aus dem Board, indem sie sich die Aufgabe zuweisen.

Hubspot benutzen wir, um unsere Blogbeiträge oder Angebote zu verwalten. Bei unseren Beiträgen haben wir einen genauen Überblick über die gesamten Aufrufe und wie lange ein:e Besucher:in auf der Seite war. Außerdem können wir vergleichen, wann unsere Newsletter am besten bei unseren Kund:innen und Interessent:innen angekommen. Mit dieser umfassenden Online-CRM-Lösung bekommen wir einen genauen Überblick, was unseren Kund:innen gefällt und woran wir noch arbeiten sollten.

Wie können digitale Tools die Kundenzentrierung erleichtern?

Neue CRM-Lösungen sind darauf ausgelegt, Dir zeitfressende Arbeit abzunehmen. Es werden Daten im Hintergrund gesammelt, ausgewertet und für Dich gebündelt dargestellt. Du brauchst keiner Mitarbeiterin oder keinem Mitarbeiter die Aufgabe geben, wochenlang Zahlen auszuwerten: Das System übernimmt das für Dich. Die Programme versorgen Dich mit den nötigen Informationen, um sich die Fragen zu stellen: Was wollen Deine Kund:innen? Was ist gut bei der Kundschaft angekommen und wo gibt es Verbesserungsbedarf?

Deine Kund:innen erwarten schnelle Reaktionen auf Fragen und Wünsche: Eine Kundin möchte zum Beispiel ein Angebot für eine Dienstleistung oder ein Produkt. Bei einer zu langen Wartezeit wird sich die Kundin in der Regel für ein Unternehmen entscheiden, das schneller auf die gewünschten Bedürfnisse reagiert hat.

Das Einmaleins der digitalen Tools

Digitale Tools sollen Dir und Deinem Unternehmen helfen, den Arbeitsalltag schneller und einfacher zu bewältigen. Du kannst Prozesse beschleunigen und arbeitsintensive Aufgaben vereinfachen. Je nachdem, welchen Bereich Du mit digitalen Tools modernisieren willst, digitale Tools können helfen:

  • den Betriebsalltag zu erleichtern.
  • die Flexibilität der Mitarbeiter:innen und des ganzen Unternehmens zu unterstützen.
  • zeitaufwendige Aufgaben der Mitarbeiter:innen zu übernehmen.
  • einen besseren und schnelleren Austausch außerhalb der Abteilungen zu schaffen.
  • die Kundenzentrierung zu verbessern.
  • die Mitarbeiter:innen mit wertvollen Informationen zu versorgen.
  • einen besseren Überblick über das Kundeninteresse zu schaffen.
  • schneller Angebote zu erstellen und diese auf die Kundin oder den Kunden genau anzupassen.
  • Deinen Kund:innen ein gutes Gefühl zu geben, da Deine Mitarbeiter:innen gut informiert sind.

Nutze digitale Prozesse um Deine Kund:innen in den Mittelpunkt Deines Handelns zu stellen.

"Wir sehen unsere Kunden als geladene Gäste einer Party, und wir sind die Gastgeber. Jeden Tag ist es unsere Aufgabe, jeden wichtigen Aspekt der Kundenerfahrung ein bisschen besser zu machen."
Jeff Bezos, CEO von Amazon


Du hast den Überblick über das Angebot an digitalen Tools verloren und weißt nicht, welche Anwendungen Dich wirklich voranbringen? Vernetze Dich mit unserer Beraterin Halina Maier auf LinkedIn und frage sie nach ihren Tipps und Tricks!

Ab zu Halinas Profil!

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